采购档案电子化管理

采购档案电子化管理是指将采购过程中产生的各类文件、记录、数据等电子化存储和管理的过程。通过采购档案电子化管理，可以实现采购档案的集中存储、快速检索、方便共享和保密安全等目标，提高采购管理的效率和质量。

采购档案电子化管理的主要步骤包括以下几个方面：

1. 电子档案的建立：将采购过程中产生的各类文件、记录、数据等以电子形式保存，并建立相应的电子档案系统。

2. 电子档案的分类和归档：根据不同的采购项目或采购环节，对采购档案进行分类和归档，确保档案的组织结构清晰明确。

3. 电子档案的索引和检索：建立电子档案的索引系统，包括关键词、日期、采购项目等，以便快速检索和查找需要的档案信息。

4. 电子档案的共享和协同：通过网络或内部系统，实现采购档案的共享和协同工作，提高工作效率和信息共享的便利性。

5. 电子档案的保密和安全：采取相应的措施，确保采购档案的保密和安全，防止信息泄露和不当使用。

通过采购档案电子化管理，可以实现采购档案的数字化、自动化和智能化，提高采购管理的效率和质量，减少纸质档案的占用和管理成本，推动企业信息化建设和管理水平的提升。

信源信息的电子化采购管理系统一般提供了什么功能？

1、采购过程管理子系统

实现对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源、网上竞价等项目的流程化管理

项目任务、状态、人力资源等信息动态提示，项目跟踪管理，项目进度可视化展示，提供工作日历功能

采购过程管理流程可定制，流程环节、参与角色可配置，支持流程启动后的定制再调整

实现了与招投标子系统无缝连接，支持立项委托书中采购明乎芹细直接导入招标文件，实现了招投标过程文件、结果文件的流程化批核

实现了与门户网站的数据共享，公告经审批通过后可自动发布到外网网站

支持一个项目多份采购文件

支持项目的拆分与合并，一个项目在不同流程环节，可以根据审批情况进行拆分与合并

支持批注方式对各种采购文件进行会签

可选择使用JNFP平台进行开发设计

2、电子招投标子系统

实现了招标、投标、开标、评标、定标、监标等网上全流程电子化管理

招标文件模板化：基于定制思想的招标文件、采购公告、评标报告、合同等模板化制作

投标文件格式化：提供离线投巧型标文件制作系统、支持纸质和电子并存和对照

辅助评标自动化：自动比对、公式计算、支持投标内容的可比性自动抽取，支持工程量清单评标

采购规模化：支持不同委托人相同采购需求的合并功岁宽毕能

支持离线开评标，可有效避免评标现场网络环境的限制对开评标工作的影响

支持评审专家异地评标，有效解决企业集团和分子公司之间专家数量不均的矛盾

3、网上竞价子系统

支持实时正向拍卖和实时反向竞价采购

支持按时间和按次数的多轮次竞价方式，并具有按条件设置参数自动延长时间和限定最大次数的功能

支持按绝对数量、按百分比、按线性递增/减等方式竞价

厂家、价格、名次等信息的隐含或透明可根据竞价规则灵活设置

4、询比价子系统

可从企业ERP系统自动导入采购计划明细表

根据模板自动生成招标文件

支持询价项目的动态调整和维护

支持供应商多轮次报价

支持供应商根据不同区域分别报价

根据供应商报价自动生成比价表

支持询价结果按包或按条目成交的灵活调整

5、评审专家管理子系统

支持评审专家网上自助申报、审批入库

对评审专家照片、各类资质文档等实现摄像取图

支持按采购品目、专业、行业、职称、部门等组合条件抽取专家，并可以定制多种屏蔽规则

支持按包抽取评审专家，并实现了评审专家的随机抽取、语音自动通知，抽取信息隐含，保密性更强

实现同一个抽取规则中，人工和自动通知相结合的方式

支持评审专家通过专家热线自助取消参与评标，系统自动补抽，不需要人为干预

支持集团总部数据集中、应用集中，各分子公司本地化通知的分布式部署方式

6、供应商管理子系统

支持供应商、招标代理机构网上自助注册、审核入库的流程化操作

对供应商的资质、业绩、经营范围等进行管理

实现了供应商信息分类授权体系，敏感信息和资质变更流程化处理

支持供应商会员的分级管理，并实现对商谈阶段和合同执行后的评价管理

实现CA证书颁发的流程化操作

7、物资管理子系统

实现采购物资的分类管理

实现采购系统与ERP系统物资信息的对接

实现采购物资历史价格信息的记录与查询

8、档案管理子系统

实现招标采购执行部门与档案管理部门之间文档资料的流程化结转

支持同一采购项目按招标采购、合同执行等分阶段归档

实现招标采购项目档案资料的电子化归档、存储备份与查询统计

实现对采购文件的入库、借阅、销毁的管理

9、统计分析子系统

系统内嵌较完整、系统的企业统计分析与辅助决策所需常用报表

系统基于功能强大的报表平台，通过动态报表功能可方便的定制各类临时、新增报表

系统基于BI平台，可实现对采购过程中各类数据、信息的采集与分析，为企业决策提供可靠的依据

10、系统配置子系统

用户授权：包括用户信息管理、用户级别管理、业务角色管理、用户组管理、组 织机构管理和系统角色管理等功能

日志管理：实现了对系统运行状态的详细记录，包括日志配置、日志存储、日志检索等

数据字典：提供针对数据库资源目录代码的管理

参数配置：提供对采购交易系统各项参数的配置

流程定制：实现网上采购流程的可视化定制

接口管理：提供与其他信息系统的统一、标准的数据接口规范

10、手机App

支持手机查看公告信息

支持手机审批、报名、下载招标文件等核心业务操作

档案管理对采购过程中是客户代表的岗位吗

政府采购档案管理是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称，反映政府采购活动的重要记录。采购代理机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
01档案管理原则

全面性

收集档案要具有完整性，政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接，大大丰富了会计凭衡铅证的内涵，使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题。因此档案管理要尽量避免残缺不全、支离破碎，以免削弱档案应有的资料功能。

客观性

档案必须真实客观地反映政府采购全过程，关键内容不得涂改、调换、遗失、残破，需要特别强调的是现场记录的真实性，记录人必须掌握当事人的原话精神，若当事人拒绝现场签字认可，要取得旁证者的证明。

保密性

采购资料以及整理到位的档案不得随意借出，特别是刚刚结束的采购数据与评审意见，更加需要严格保密，非开标人员不得接触采购资料；公开中标结果期间所有资料一律不得外借，待公示结束以后再转给专职档案管理人员。

02档案管理“管”什么

项目的前期准备材料

1.采购项目计划书；

2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；

3.委托代理协议；

4.招标文件论证资料；

5.招标文件确认函。

项目的招标（询价、谈判等）文件材料

1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；

4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；

5.供应商的资格审查情况报告；

6.邀请招标的供应商邀请过程记录；

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；

8.答疑会议记录和纪要；

9.现场实勘记录；

10.缴交投标保证闭肆金情况表。

项目的开标文件材料

1.收取投标文件的登记记录；

2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；

3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；

4.开标时间、地点、过程的有关记录；

5.评审专家形成过程和名单；

6.投标人不足三家的废标材料记录；

7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。

项目的投标（报价等）文件材料

1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。

项目的评审文件材料

1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等）；

2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、采购代理机构质疑答复、投诉处理决定等材料）；

项目采购阶段的文件资料

1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终止执行等）；

2.项目的验收文件材料；

3.资金支付文件及证明。

其他文件材料

1.项目工作总结；

2.项目效益评估书；

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

03 契合原则，档案管理如何“管”？

明确管理内容与职责与分工

采购项目档案内容要明确，项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理，以保证项目资料的完整、真实、有效；财务、采购、档案分工要明确，由于岗位分设，一个采购项目涉及的资料会分布在各个工作人员手中，各项采购任务结束后，收集的一整套政府采购文件，必须及时移交给档案管理部门统一立卷、归档、造册，并要与其他日常公务档案分开归档管理。

建立政府采购档案管理制度

档案管理一定要秉承简洁、高效、透明、及时、全面、方便的特点，为政府采购工作提供良好的资料保障。因此，要建立档案审核、立卷、归档、贮存和管理制度；档案应按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。

推行政府采购档案电子信息化管理

统一规范归档资料的内容和格式，实施以电子档案为主、纸质档案为辅的档案存档方式，因为电子化管理系统能做到以下几点：确认并记录所有真实的采购交易活动；及时且充分详细地描述交易；准确计量交易的价值；确定交易发生的期间，并记录在适当的会计期间；在报表中轿拦轿适当表达交易相关事项。以反映政府采购会计制度要全面反映政府采购的价值运动和实物运动，从而完整、准确、高效地进行对政府采购档案进行信息化管理。

采购档案怎么管理以方便查询？？

按照企业档案管理办法，分门别类按项目、或者按时间进行整理，装盒，然后做出档案目录，就方便查找了

OA的档案管理是什么样的？

随着各行各业办公自动化系统的广泛应用，日常办公、业务中组织产生了大量的电子文件，这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。
近年来国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，已出台若干规章制度和规范性文件。
泛微OA以电子档案的真实性、完整性和可用性为原则，以OA系统为基础，以电子化流程为脉络，同时与其他专业档案管理系统集成，为组织提供一套规范储存、高效查阅的“数字档案馆”。
泛微OA电子档案管理特色功能
一、电子档案采集
国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对企业文件材料归档范围和档案保管期限做了相关规定。
对于内部电子文件，系统中包括所有收文、发文、签报、会议纪要等流程内容都可作为电子档案数据来源，真实发生，快速采集。
通过新建档案流程，填写档案有关的关键信息：档案号、编号二维码、盒号、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等，在线生成档案的规范模板。
同时，泛微可以与档案系统无缝集成，各类公文、人员、产品等信息，会随着OA流程的审批变动，根据信息类型自动同步到档案系统，建立电子档案库。
对于外部纸质档案，泛微可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成，将纸质档案转化为电子档案，方便档案管理员录入。
用户通过使用高拍仪进行档案的拍照，填完档案表单信息后，扫描或拍照的电子档会自动存入附件栏。完成纸质档案迅速转换电子件归档。
二、电子档案编码
1、自动编号
对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。泛微的OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。
泛微OA系统通过详细登记档案信息，包含档案名称、档案编号、档案有效期、档案所属部门、档案所属单位、档案所属类目、档案所在档案室列号、层号、盒码、盒号、电子档等信息。
管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类，过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料，现在一个管理员几天就能完成。
此外，需要什么档案直接根据实体档案编号，就能在系统搜索到对应的电子档案信息，缩短排查时间。
2、档案信息“条码化”
每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。
三、电子档案安全借阅
实现档掘培升案快速查询，是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中，可根据档案中尘名称、档案编号以及档案状态快速查询。
《电子档案管理系统基本功能规定》中要求落实责任部门和责任人，确立统一的管理机制，明确电子档案管理责任，保存电子档案管理的关键业务过程记录。
泛微采取电子签名、数字加密、安全认证、权限设置等技术手段，保障电子档案安全。
在OA系统内，针对特定的卷库、案卷、文件，都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。
无权限的档案，可进行临时授权申请，申请审批通过后，具有短期的查阅权限，判老授权期结束后，权限自动取消。
全程无纸化操作，更节省时间。
同时，为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，若是出现信息泄露可进行追究。
四、电子档案移交和销毁对于到期档案，泛微通过档案报废申请流程，审批归档后档案状态更改为档案报废状态，销毁的档案不再参与借阅业务。
五、电子档案相关数据统计
根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。
借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。
可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。
管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，全面提升管理质量。
目前，国务院令已明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。泛微将借力电子签章系统，助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理，全面优化档案管理成本。