保险档案电子化管理

保险档案电子化管理是指将保险公司的各类档案资料进行数字化处理，存储在电子设备中，并通过电子系统进行管理和检索的一种管理方式。通过电子化管理，可以实现档案资料的快速检索、共享和备份，提高档案管理的效率和安全性。

保险档案电子化管理的步骤包括：首先，将纸质档案进行扫描或拍摄，将其转化为数字化的电子文件；然后，对电子文件进行分类、整理和索引，建立档案数据库；接着，通过电子系统对档案进行管理，包括文件的存储、检索、修改和删除等操作；最后，制定相关的档案管理规范和流程，确保电子档案的安全性和可靠性。

保险档案电子化管理的优势包括：一是节省空间和成本，减少纸质档案的存储和管理成本；二是提高档案检索的效率，可以通过关键词、文件名等方式快速找到需要的档案资料；三是增强档案的安全性，可以设置权限和密码保护档案的访问和修改；四是便于档案共享和备份，可以实现多人协同操作和远程存储。

然而，保险档案电子化管理也面临一些挑战，如数据安全性、信息完整性和技术兼容性等问题。因此，在进行保险档案电子化管理时，需要制定相应的安全措施和备份策略，确保档案数据的安全和可靠性。

保险公司档案管理办法

保险公司的业务档案既是保险公司经营活动的记录和反映，也是保险公司经营活动的史料和证据，不仅可以为保险公司的经营决策提供参考，也可以为查证保险公司的业务活动是否合法合规提供证明。保险公司的业务档案对于国家研究、制定宏观经济政策，也有一定的参考价值。有鉴于此，保险法对保险公司业务档案的保管作了专门规定。按照保险法的规定：1．保险公司的首咐业务档案应当包括记录保险公司经营活动的完整的会计账者森纯簿、原始凭证及有关资料；2．记录保险公司经营活动的账簿、春毕原始凭证及有关资料应当依法妥善保管，不得损毁或散失；3．上述业务档案的保管期限，自保险合同终止之日起计算，不得少于10年。

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办理电子化社保档案

根据《档案管理规定(试行)》规定，人力资源和社会烂春保障部社会保险事业管理中心负责人表示，社会保险业务档案保管不收费。社保档案保管查询不收费社会保险事业管理中心负责人表示：社会保险经办机构建立和保管社会保险业务档案不会向参保对象个人收取费用。同时在依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务时也不收费。将向电子档案过渡该负责人还表示，社会保险业务档案电子化管理是必然饥源耐的发展方向。《规定》提出：国家有特别规裂慧定的，从其规定。这样，给以后规范电子文档管理留有接口，也为以后发展电子档案奠定了基础。

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社会保险业务档案管理

都很多地市毕业生都把自己的人事档案放在人才交流中心，人才交流中心是当地人力资源与社会纤贺保障局下属人才机构，负责人事代理、招聘求职信息发布、档案管理等工作。附：应届毕业生档案保管有三种方式，一是学校免费改竖弊保管；二是人事代理保管；三是工作单位保管。学校免费保管，是指原就读高校为毕业离校时未落实工作单位的毕业生提供的档案免费保管服务。免费保管时间自毕业当年7月1日起，期限为两年。需要指出的是，免费保管期间，学校只是单纯保管档案，不负责办理转正定级、户口、职称、证明等任何事项。两年内落实工作单位的，学校将其档案核族、户口迁至工作单位所在地；两年期满后仍未落实工作单位的，将其档案、户口迁回其入学前户籍所在地。人事代理保管，是指人力资源社会保障部门人才服务机构为毕业生提供的人事代理档案保管服务，人事代理档案保管无固定期限。毕业生档案随就业报到证转至人力资源社会保障部门人才服务机构后，可以享受国家规定的相关人事待遇。工作单位保管，是指具备人事档案管理权限的党政机关，国有企事业单位的人事档案保管。该保管范围仅限于本单位正式在编人员的档案，其聘用的各类专业技术人员、管理人员、大中专院校毕业生的档案，必须委托人力资源社会保障部门人才服务机构保管。根据豫人[1997]18号文件规定，对工作单位越权保管的档案，不再保留原干部身份，不得申报中级以上专业技术职称。

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社会保险业务档案管理规定(试行)

第一条　为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定早汪本规定。第二条　依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。第三条　本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声芹睁仔像等不同载体的历史记录。第四条　人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

　　社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

　　社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。第五条　社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。第六条　社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。第七条　社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。第八条　社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度-业务环节”或“年度-险种-业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分嫌汪类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。第九条　社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

　　社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。第十条　社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。第十一条　社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

　　鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

　　鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。第十二条　社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

　　未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。第十三条　社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。第十四条　社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

　　（一） 不按规定归档或者不按规定移交档案的；

　　（二） 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

　　（三） 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；

　　（四） 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

　　（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。第十五条　各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。第十六条　本规定自2009年9月1日起施行。

　　附件：
　　社会保险业务材料归档范围与保管期限