工程造价档案电子化管理

工程造价档案电子化管理是指将工程造价档案以电子形式进行管理和存储的过程。通过电子化管理，可以实现档案的数字化、网络化和智能化，提高档案的管理效率和服务质量。

工程造价档案电子化管理包括以下几个方面：

1. 档案数字化：将纸质档案通过扫描仪等设备转换为电子文件，包括图纸、合同、报价单、结算单等各类档案。

2. 档案网络化：建立档案管理系统，将电子档案存储在服务器或云端，实现多地共享和远程访问，方便不同部门和人员之间的协同工作。

3. 档案智能化：通过信息技术手段，对档案进行分类、索引、检索和分析，实现档案的智能化管理和利用。

4. 档案安全保密：通过数据加密、权限控制等手段，保障档案的安全性和机密性，防止档案被篡改、泄露或丢失。

工程造价档案电子化管理的优点包括：

1. 节省空间和成本：电子档案不占用实体空间，减少了纸质档案的存储和管理成本。

2. 提高工作效率：电子档案可以快速检索和共享，减少了查找和传递档案的时间和成本。

3. 保证档案的完整性和可靠性：电子档案可以进行备份和恢复，有效防止档案的丢失和损坏。

4. 便于数据分析和决策支持：电子档案可以进行数据分析和挖掘，为决策提供科学依据。

然而，工程造价档案电子化管理也面临一些挑战，如技术要求高、安全风险、数据格式兼容性等问题。因此，在实施电子化管理时，需要充分考虑这些问题，并采取相应的措施来解决。

工程建设电子文件归档和电子档案管理的难点

工程量更大，通过数字设备及环境生成。
1、电子档案；难点；重点电子档案与传统纸质档案相比，其工程量更大，难度也更高，给档案管理人员的工作提出了更高的要求。宽此
2、电子文件归档肆仿的难点：建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存裂巧纤储于磁带磁盘或光盘等载体依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括工程准备阶段电子文件监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。相对应的产生单位有建设单位、监理公司施工单位设计单位和勘察单位等。

浅谈工程造价咨询机构的档案管理（一）

随着工程造价咨询机构改制的全面完成和我国加入WTO后，工程造价咨询机构的执业环境发生深刻的变化，对其执业质量要求也越来越高，档案管理制度作为造价咨询机构每年年检的必要内部建设制度，理应受到造价咨询单位的高度重视 ，这是规范咨询机构执业行为的一项基础性工作，也是咨询机构“以质量求生存，以质量求发展”的具体体现。首先，我们来看一看工程造价档案工作的对象：收集、整理、保管、利用具有保存价值的资料；下面，我们着重论述工程造价咨询机构档案的作用和如何做好档案管理工作。  
 　　（一）、工程造价咨询机构档案的重要作用  
 　　工程造价档案是国家全部档案的一部分，具有档案的一切属性，同时也有自身的作用性。  
 　　（1）、作为工程造价资料的组成部分，为工程建设提供服务和借鉴。  
 　　1991年11月，建设部印发了《关于工程造价资料积累制度的几点意见》，标志着工程造价孝隐资料积累制度的正式建立。工程造价资料积累制度是工程造价计价依据的基础性工作，对于加强我国工程造价管理，合理确定和有效控制工程造价具有十分重要的作用。造价咨询档案作为工程造价资料的组成部分，同样为政府投资决策、造价管理部门各类定额的编制、施工企业制定内部消耗量定额以及建设单位确定工程各项经济指标，以及研究同类工程造价变化规律等许多方面发挥着作用。它提供的技术数据和技术指标直接服务于工程建设，促进社会经济的发展。  
 　　（2）、工程造价咨询档案是防范审计风险，减少法律责任的重要保证。  
 　　工程造价档案以各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种形式表现，是工程造价咨询机构在执业过程中的历史记录。规范完整的造价咨询档案，在咨询机构同委托单位及被审核单位相互间发生双边或多边经济纠纷、产生法律诉讼时，可就此依据档案所记载的内容，作为法律事实，来证明单方、双方或多方的责任，明确各方的过失，限度的降低审计风险和以其减少承担的法律责任，从而维护造价咨询机构的权利和经济利益。  
 　　（3）、工程造价咨询档案是企业强化内部管理和提高审核质量的重要环节。
 　　工程造价敬慎源咨询档案制度的完善、标准与否，反映其内部管理制度和亮态审核质量的高低，它规范着造价咨询单位的执业行为，促使其建立责任追究体制。结合当前实际，我们更应充分认识到由于目前造价咨询市场还存在各种弊端，造价咨询机构片面追求经济利益，执业行为达不到国家和省有关文件的要求，专职人员和兼职人员执业素质高低不同，这就要求造价咨询机构做好档案管理工作，让其成为保证审核质量的强有力屏障，同时也是对主审人员和辅助审核人员一种制度上的管理和约束，起到事后监督（事后控制）的作用。

档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档，指将处理完毕且具有保亮渣存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总 则

1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成禅侍就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2.电子文贺键吵件的收集与积累

2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2 收集积累要求

2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3 收集、积累方法

2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

3.电子文件的整理

3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3.3 归档电子文件应填写登记表。

4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5 归档要求

4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.1 检验

5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

5.1.2 检验项目。

5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。

5.1.2.2 有无病毒。

5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.4 存效性保证

5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

5.5 利用

5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2 利用时使用拷贝件。

5.5.3 利用时要遵守保密规定。

5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

5.6 电子档案的销毁鉴定。

5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

看了“电子文件归档与电子档案管理办法”还看了：

1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理

2.浅谈电子化档案管理论文

3.企业档案管理规定

4.档案管理工作心得3篇

工程造价管理信息系统的现状及存在的问题？

工程造价管理信息系统是指能够对工程造价系统进行搜集、加工、整理、运算、分析、预测、辅助决策、传递、储存、维护和使用的计算机系统，它既包括代替人工繁琐工作的各种日常处理系统，也包括为管理人员提供有效信息、协助领导者进行决策支持系统。也就是说，它用系统思维的方法，以计算机和通讯技术为基础，综合利用各种数据、信息、知识、智慧、辅助人们为工程造价管理决策提供服务。因此，工程造价管理信息系统建设作为一个系统工程，其涵盖内容是及其广泛的，得到了业内外人土的高度重视。近年来。己经有一些省、市造价管理部门或商业公司建立了部门或地方工程造价管理信息网站，但是，还没有建立全系统的信息联网。日前所谓工程造价管理信息系统大部分就是提供估算、概算、预（结）算或提供价格信息和政策文件等单项、几项信息服务，功能单一且分散，独立的处理系统较多，相互之间不能进行数据交换，没有数据交换接口和共享数据库，空颂而且内部的数据库没有规范化。更重要的是没有建立信息标准化管理，使工程造价管理信息系统的建设与建筑市场的需求还有相当人的差距。具体讲，存在以下几方面问题：
1.认识层面上讲，相当一部分领导和业内人士对建立全国范围内的工程造价管理咐困信息系统认识不一，重视不够。缺乏对管理信息系统科学性和重要性的完整认识。宏观统筹组织不利、不统一，领导安排乏力，各部门、省、市没有足够的积极性，市场需求也不十分迫切。这是建立全国性工程造价管理信息系统进展缓慢的主要原因。
2.从当前应用局面上讲，由于缺乏国家强有力的政策支付和机制保障，特别是缺乏科学发展的政策扶持与资金投入，工程造价管理信息系统建设还没有可依据的全国统-的标准，大大降低其应具有的权威性。现已采集和积累的部门或地方工程造价信息，包括工程分类、材料分类、材料编码以及指标和价格的内容都是按照部门或地方习惯来划分。只使用于部门或地方，欠缺全国统一的标准依据，使其在更大范围的权威性上也大打折扣。
3.从开发技术层面上讲，现有的工造价管理信息系统重复开发严重，层次低，水平不高。目前已经建成的了程造价管理信息网站。一般都只提供当地工程造价定额、指标、指数。还有政策法规、调价文件、材料价格各方面的信息。从业人员所需的继承性，综合性数据无法从许多分散的系统中提取，更谈不上信息共享，有的只限于网页上数据的使用，没有做到与智能化数据库建设的有机结合。网页维护和更新慢，信息实效性不强，服务的空间非常有限。有的软件开发缺乏统一规划管理。主要表现为；①软件重复开发，造成软件产品多而余，档次参差不齐；②软件功能单一，或是服务于投资估算，或是应用于初步设计概算，开发与应用最多的是现行的预算定额软件，也只能用于计算工程量、套定额，做预（诀）算和快速投标报价使用，而不能很好地涵盖和服务于工程造价管理全过程、全方位的决策之用，在整体集成化上还有待于深化；③接口性能差，商品软件之间数据交换困难；④智能化程序不多，斗简郑还不能够对工程造价信息进行分析、判断和科学预测，为决策提供准确的依据，实现对造价的动态管理。
4.从从业人员的现状上讲，开发工程造价管理信息系统需要一批既懂计算机应用及管理又懂工程造价专业知识的人才，长期以来，由于不重视对工程造价管理方面人才的教育培养（现在情况大有好转，很多院校相继设立工程造价管理和相关专业，但是很少开设有计算机、网络管理与造价工程管理相结合的课程），致使该行业人员整体素质不高，知识结构不合理。因此，缺少强有力的开发队伍，工程造价管理和软件开发结合不够。使得日前工程造价管理信息系统开发进展缓慢。
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