公司如何实现档案电子化

公司实现档案电子化的步骤如下：

1. 确定目标：确定公司希望实现档案电子化的目标和需求，例如提高档案管理效率、减少纸质档案存储空间等。

2. 制定计划：制定档案电子化的计划，包括时间表、资源需求、人力安排等。

3. 选择合适的电子化方案：根据公司的需求和预算，选择合适的电子化方案，例如购买档案管理软件、扫描仪、存储设备等。

4. 扫描纸质档案：将纸质档案通过扫描仪转换为电子文档，确保扫描的质量和准确性。

5. 建立档案管理系统：使用档案管理软件建立电子档案管理系统，包括文件分类、索引、检索等功能。

6. 数据备份和安全保护：建立数据备份和安全保护机制，确保电子档案的安全性和可靠性。

7. 培训员工：培训员工使用档案管理系统，包括文件上传、检索、归档等操作，以提高员工的工作效率和准确性。

8. 渐进式实施：根据公司的实际情况，可以选择渐进式实施档案电子化，先将部分重要的档案进行电子化，逐步扩大范围。

9. 定期维护和更新：定期对电子档案进行维护和更新，包括数据清理、备份、系统升级等。

10. 监控和评估：建立监控和评估机制，定期评估档案电子化的效果和改进措施，以持续优化档案管理系统。

档案管理数字化的如何实现

档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。 　　
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通绝轮过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非斗宏陵常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源空戚转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。

公司电子档案如何制作

公司电子档案如何制作

作为人事最基本的就是关于人事档案的建立，但是传统的HR管理员工档案总是使用纸质版存档，随着企业的发展，档案越积越多，不仅占据办公空间，有时候由于职场换HR，经常找不到档案也是属于正常情况。接下来由我为大家整理出公司电子档案如何制作，希望大家喜欢！

一、收集电子档案的资料

在制作公司电子档案前，需要收集所要录入的资料，如是员工档案，其中需要包括：

1、基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

2、入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

3、入职后的培训资料、培训合同等信息；

4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息等等。

二、录入员工档案资料要健全

员工档案资料的收集和整理，是很基础但又不能轻视的工作。所以，制作电子档案可以根据企业建立档案的需要，如果有必要可以先对纸质档案进行重新的分类和编排，再按序录入系统，这样以免漏掉或者出现错误。

三、电子档案的分类和命名

由于涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，需要对电子档案进行清晰的资料分类和命名。可以按照年份、档案类型等进行分类，这样会便于企业员工的查找与使用。

四、设置权限

1、设置权限可以说是制作公司电子档案最关键的一步骤。因为档案有可能会涉及到机密文件，如员工档案，就会涉及到员工个人的相关信息；商业文件，可能会涉及到关乎公司的商业机密等等，这些文件一旦泄露出现，不仅会让企业损失人才，还有可能让企业停滞不前，影响可持续发展。

2、其实，想要制作好电子档案，关键还是需要挑选了一款好用和安全的电子档案系统。而这个电子档案系统的安全性应该是首先考虑的因素。因为，一旦存在安全隐患，对企业与员工都会是“两败俱伤”。

再加上，利用电子档案系统可以解决我们低效的.手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。还可以辩贺通过设置关键词搜索档案，快速和精准地查找、调用员工档案。最重要的一点，是可以通过电子档案系统共享文件，这样员工与员工之间也可以相互学习，相互了解哦。

【拓展】公司电子档案作用

档案管理信息化平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸毁搏质档案转化为电子信息进行管理。

电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。

为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能：

统一电子档案入口。

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。

对采集的电子资料“件”进行统一管理。

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

系统应提供对档案流程的管理。

使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。

支持新的业务加载。

先期以搭建统一的电子档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管理业务（如公文档案），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子档案（如人事档案、财务档案等）的添纤灶祥加及修改。

实现电子档案的可靠性、安全性管理。

一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

实现权限的灵活、方便管理。

系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

如何才能实现企业档案系统信息化？

从系统原理、控制原理的角度来说，企业档案信息化系统应包括以下环节。
一、企业档案信息化管理系统的目标
档案信息是企业原生信息源，随着经济发展其重要性正日益凸现出来；而计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用，使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务，是企业档案信息化系统的最终目标。
二、全面系统采集有效信息是保证系统目标实现的前提
为实现企业档案信衡卖息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系，形成涵盖企业生产、研悄拦改发和市场等领域的信息应用系统。在信息采集方面，该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集。档案工作人员应根据完整性、准确性、适应性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选，将其中应作为档案永久保存的部分，交由档案信息化系统自动批量地提取档案著录项，标引出分类号和主题词，并将文件保存在相应的档案信息数据库中，至此一份电子档案正式形成。
三、准确加工处理信息是保证系统目标实现的基础 未经加工处理的档案信息，要么偶尔发挥极其有限的作用，要么终年沉睡在档案数据库中不为人知，在真正意义上实现档案信息化建设为企业经济利益最大化服务的功能更是无从谈起。因此，只有从企业档案信息化工作的完整意义出发，针对一定题目，对分散无序的信息进行加工，使之有序化系统化，才能实现系统的最终目标。
这里所说的分散无序的信息是相对而言的。虽然对系统自动采集的信息进行鉴别以决定是否可以作为档案永久保存时，已依据信息的完整性、准确性、适用性进行了筛选；但这种筛选是针对单个的、具体业务活动而言的；而针对档案数据库整体内容考察，就会发现很多信息在内容或结构上还处于无序状态，给信息有效利用带来诸多不便。也就要求档案人员对信息进行进一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和传递速度，为企业经济技术决策提供可靠的依据。
四、多形式输出档案信息是保证系统目标实现的关键
在企业档案信息化系统中，全面系统采集有效信息，并对其进行必要加工，主要是为实现信息的有序化存贮；换而言之，是为实现系统目标做好准备工作。至于系统目标的实现关键还在于：以何种方式不失真不滞留地将档案信息输出给广大用户。
1、开展广泛的档案信息网上借阅服务
现代信息技术的应用，可以方便快捷地满足利用者对档案信息的需求。以研究院档案管理工作为例，档案部门可在局域网上设立档案信息网站，并建立用户界面友好的查询系统，完成档案的查阅。对于外部用户，可引导其浏览本站点信息，并为用户方便地索取档案信息提供技术保证，以期扩大企业社会的影响和提高企业知名度。对于内部用户，根据用户权限，以数字化的形式启判通过局域网为企业各业务部门和广大科技人员提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，满足各部门日常工作自动化过程对信息的需求，为各部门的信息开发利用工作提供基础条件，充分实现档案信息共享，并对整个企业的信息化工作起到支撑作用。
经过系统内部对信息的准确加工和处理，档案部门根据借阅者权限在网上为其提供实时借阅服务，应是十分准确和快捷的。通过用户全方位、大面积、频繁地对档案的查阅，一是活跃了整个档案工作；二是档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用，促进了企业生产经营活动、科学研究活动、基本建设活动的发展；三是通过用户与档案信息的频繁接触，企业领导和广大职工的档案意识会不断增强，档案信息化工作的发展可得到更为广泛的支持。

如何推进企业电子档案管理

　　电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面，成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。 　　1、企业档案管理信息化的软环境 　　随着互联网技术和应用的快速发展，企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。 　　2、电子档案管理的特点 　　信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台，使用者在自己的电脑终端上，可以直接进行档案信息检索，迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级，并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理，如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块，每个档案模块按不同的检索顺序进行排列，并根据管理需要划分不同的管理权限，使档案信息按阅览权限公开，提高档案资源的利用效率，为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理，节省大量的人力、物力、财力，符合国家当前的“三节约”政策。 　　3、电子档案管理需要注意的毕袜几个问题 　　人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带梁颤来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久橡数败保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。 　　4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径 　　目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式，即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，不会出现因数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标志规范的方法，等等。 　　作为档案管理人员，在当前情况下，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。