公司人事档案电子化

公司人事档案电子化是指将公司的人事档案从纸质形式转换为电子形式，以便更方便地管理和存储。这种电子化的过程包括扫描纸质文件并将其转换为电子文件，建立一个电子档案系统来存储和管理这些文件，并采取相应的安全措施来保护档案的机密性和完整性。

公司人事档案电子化的好处包括：

1. 节省空间：电子档案可以在服务器或云存储中进行存储，不再需要大量的纸质文件柜和文件夹，从而节省了办公空间。

2. 提高效率：通过电子档案系统，可以更快速地查找和访问文件，避免了翻找和整理纸质文件的时间浪费。

3. 方便共享和协作：电子档案可以轻松地在团队成员之间共享和协作，提高了工作效率和沟通效果。

4. 安全性和备份：电子档案可以进行加密和权限控制，确保档案的机密性和安全性。此外，通过定期备份电子档案，可以防止档案丢失或损坏的风险。

5. 环保：电子档案的使用减少了纸张的使用，有助于减少对环境的影响。

然而，公司人事档案电子化也需要注意一些问题，如数据安全、备份和恢复、合规性等。因此，在进行电子化过程中，应采取适当的安全措施，并确保符合相关法规和政策。

公司电子档案如何制作

公司电子档案如何制作

作为人事最基本的就是关于人事档案的建立，但是传统的HR管理员工档案总是使用纸质版存档，随着企业的发展，档案越积越多，不仅占据办公空间，有时候由于职场换HR，经常找不到档案也是属于正常情况。接下来由我为大家整理出公司电子档案如何制作，希望大家喜欢！

一、收集电子档案的资料

在制作公司电子档案前，需要收集所要录入的资料，如是员工档案，其中需要包括：

1、基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

2、入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

3、入职后的培训资料、培训合同等信息；

4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息等等。

二、录入员工档案资料要健全

员工档案资料的收集和整理，是很基础但又不能轻视的工作。所以，制作电子档案可以根据企业建立档案的需要，如果有必要可以先对纸质档案进行重新的分类和编排，再按序录入系统，这样以免漏掉或者出现错误。

三、电子档案的分类和命名

由于涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，需要对电子档案进行清晰的资料分类和命名。可以按照年份、档案类型等进行分类，这样会便于企业员工的查找与使用。

四、设置权限

1、设置权限可以说是制作公司电子档案最关键的一步骤。因为档案有可能会涉及到机密文件，如员工档案，就会涉及到员工个人的相关信息；商业文件，可能会涉及到关乎公司的商业机密等等，这些文件一旦泄露出现，不仅会让企业损失人才，还有可能让企业停滞不前，影响可持续发展。

2、其实，想要制作好电子档案，关键还是需要挑选了一款好用和安全的电子档案系统。而这个电子档案系统的安全性应该是首先考虑的因素。因为，一旦存在安全隐患，对企业与员工都会是“两败俱伤”。

再加上，利用电子档案系统可以解决我们低效的.手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。还可以辩贺通过设置关键词搜索档案，快速和精准地查找、调用员工档案。最重要的一点，是可以通过电子档案系统共享文件，这样员工与员工之间也可以相互学习，相互了解哦。

【拓展】公司电子档案作用

档案管理信息化平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸毁搏质档案转化为电子信息进行管理。

电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。

为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能：

统一电子档案入口。

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。

对采集的电子资料“件”进行统一管理。

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

系统应提供对档案流程的管理。

使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。

支持新的业务加载。

先期以搭建统一的电子档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管理业务（如公文档案），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子档案（如人事档案、财务档案等）的添纤灶祥加及修改。

实现电子档案的可靠性、安全性管理。

一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

实现权限的灵活、方便管理。

系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

人事档案电子化是大势所趋

人事档案电子化是大势所趋

人事档案电子化是大势所趋

说起人事档案电子化的好处，正在进行这方面课题研究的山西大学政治与公共管理学院教授赵颖芳告诉记者，“它不但优化了办事程序，而且提高了档案的安全性。”

据她介绍，以往单位查档或开具个人证明，要先从档案库里调出档案，再打开档案一页一页翻看，办理时间至少在10分钟以上，麻烦的甚至半个小时;而电子档案系统建立后，只需在电脑中逗滚输入身份证号或档案游碰编号，档案相关材料便可在电脑中显示出来，两三分钟之内便可搞定，复杂的也就 5分钟而已。

对于安全性的提升，赵颖芳表示，以往人事档案在被频繁地查阅、转移过程中，很容易丢失、被篡改，现在档案不用调来调去，丢失的概率要小。同时，只要有篡改，一对照电子档案，很容易被查出，有效地减少了人为涂改。

记者了解到，档案电子化带来的是全新的档案管理模式，在一定区域的.人事档案管理查询系统上线后，该区域的人事档案信息将可实现共享，查询档案存放的所在地就变得易如反掌。既然实现了信息共享，这意味着人山磨余事档案业务将来可能就近办理。

在赵颖芳看来，既然档案实现了电子化，就有可能给每个存档者或存档单位生成二维码，实现业务的网上查询、网上申请，之后再通过网络直接发送过去，不用再去现场，从而实现线上线下的无缝对接。

此外，赵颖芳还建议，在生成电子人事档案系统后，纸质档案已经可以泰然“养老”。但是由于其分散储存浪费诸多空间，因此可建立集中管理式的人事档案馆。“届时，下级档案管理部门可将存档集体‘上交’，各存档机构的档案便可归于一处，集中存放，既便于管理又省却诸多麻烦。”

电子化已成趋势，职工档案还有用吗？丢失了该如何补办

下面咱们来说一说职工档案。谈起职工档案，坚信很多人都知道他的必要性。只要我们在办理退休时，职工档案是非常必要的文档，要是没有职工档案，可能会在退休时就面临一定的难题。但是随着目前社会经济发展得更加快速，网络大数据愈来愈普及化，很多人就会有困惑，为何职工档案无法使用电子的呢？终究如果采用电子版本得话，既免去了必须查找档案的烦恼。也防止了职工档案遗失的很有可能。下面我们就来讨论一下职工档案究竟有什么用，能不能完成电子化，假如遗失得话，又当怎样补领呢？

我们首先要了解职工档案实际上是我们的个人档案，是考核制度一个人一生经历过的案件材料。而且这个档案资料往往关键，是由于这一份档案资料不但包含我们的身份，文凭，也关联到自己的技术职称和薪水变化，乃至奖惩情况这些。尤其是一些很重要的政治审查或者党团员原材料都在职工档案之中的。但是因为档案材料搜集管理体系不健全，所以可能除开体制内的职工以外，大部分人的职工档案之中都没那么详细。对于大部分的人来说，职工档案最重要的就是办理退休办理手续。答凳如今办理退休时，大家应该根据职工档案上记录的具体内容来审批员工的社保缴费记录，员工的出世年龄，特种作业人员工作时间视同缴费年限。由于种种因素全是危害养老金。

例如视同缴费年限，我们都知道，咱们国家的公司养老保险政策是以1991年才全方位创建的。而行政机关事业单位人员则是以2014年10月逐渐创建的。但在并没有推行养老保险政策以前，这群人是有具体工作年限的，但这些具体工作年限就被称之握春为视同缴费年限。但这个系统软件缴费年限算不上夸大其辞，必须有实实在在的直接证据。但在职工档案之中就展示了这种有关的信息，可作为退休时的那种凭据。而职工档案第二个功效乃是明确退休日期。退休时要到法律规定年龄以后才可以申办的，但这里应注意一点是退休年龄就是看身份证上年龄，并不是你的具体年龄。有一些人存在身份证件年龄与实际年龄差距很大的现象，例如具体年龄非常大，可是身份证上年龄非常小。具体已经是退休年龄，但却不可以办理退休，是因为在身份证上年龄才算是退休，申请办理时通过验证的年龄。换句话说一切以职工档案为标准，坚信说到这里，大家也就了解职工档案的必要性吗？

那样即然职工档案这般关键，怎么不完成电子化呢？终归是完成电子化。全部信息数据一目了然，并且不会有彻底遗失的很有可能，终究电子数据是能够开展数次备份数据的。实际上在时代的发展下，好多地方现在开始促进员工档案资段举耐料创建了。但是因为好多地方都还没对应的政策法规，体系也没有太健全。所以现在职工档案的电子化还在探索之中，可是不得不承认，这一定是一个大的发展趋势，很有可能不久的将来八零后，九零后退休时，所使用的职工档案就全部都是电子化的啦。坚信那个时期退休申请办理可能方便快捷。

人力资源管理如何转型发展？

1.数字化转型：
借助信息化技术的发达，企业可以实现人力资源的数字化转型，实现业务流程的自动化与信息化。比如，人事档案电子化和自动化考勤管理等均有利于企业实现信息化管理。

2.人力资源战略思维：
人力资源管理可以转型为战略性的思维模式。其核心是将人力资源作为企业战略的一部分，着眼长远发展，从而引领企业向成功发展。企业可以通过追溯及分析关键人才及优秀绩效的制定，来提高员工的满意度，激发员工的潜能，从而更好地实现企业发展战略。

3.组织民主管理：
人力资源管理的转型，可以通过组织民主化管理的方式实现。企业可以通过成立陵弊闭员工代表理事会或调查员工满意度等方式，积极地与员工进行沟通，了解员工的需求和问题，从而为企业的发展提供更好的支持。

4.建立学习型组织：
人力资源管理还可以转型为建立学习型组织的模式。这种模式是将学习视为企业发展的核心竞争力。企业可以通过建立学习型组织，在不断的学习和实践中提高企业员工的知识、技能和能力，为企业的发展提供强劲支持。

5.强调人才管理：
人才管理是人力资源管理转型的另一重要方法卜链。公尺裂平公正地管理员工，为优秀人才提供职业发展平台，提升员工的职业贡献和自我价值，增强企业吸引和留住优秀人才的能力。