会计师事务所审计底稿的电子化

随着计算机技术的广泛应用，社会信息化程度的逐步提高，传统的以“纸+笔+计算器”为工具的审计方式日益显得低效和不经济，如何利用计算机技术对传统的审计方式进行改造，是国内会计师事务所面临的一项紧迫任务，本文结合底稿电子化的实践谈点体会，供同行们参考。

电子化底稿的优势

1.电子化底稿可方便审计人员共享资料，提高审计效率。审计工作是一种团队工作，其效率依托于有效的信息共享。在传统的纸质底稿工作方式下，审计小组成员各自按分工编制底稿，相互查阅很不方便。审计工作底稿实现电子化后，审计人员能方便地通过公司内部的局域网或审计小组现核链颤场的对等网实现信息共享，相互之间查阅审计底稿只需要点点鼠标即可轻松实现，而且审计人员之间互不影响，从而可以极大提高审计效率。另外，在传统的“纸+笔+计算器”工作方式下，大量的计算工作利用计算器完成，审计人员为了确保计算结果的准确，往往要验算二到三遍，浪费大量时间。在电子化底稿工作条件下，审计人员只需要进行初始的数据录入，计算工作由计算机自动完成，计算结果准确，无须验算，可节约时间，提高审计效率。

2.有利于事务所积累审计经验，提高知识管理水平。底稿电子化后，审计人员在实际工作中积累的经验可以很方便地及时转化为指导以后审计工作的模板，并可及时更新审计程序，实现审计经验的共享。一旦国家颁布新的会计准则和审计准则，事务所利用电子化底稿也能迅速作出反映，调整自己的审计程序。而在传统的纸介质底稿的方式下，为了提高效率，事务所一般将审计程序印刷在纸上，在印刷时为节约成本，印刷批量一般较大。一旦批量印刷完成，审计程序无法批量进行调整，只能在使用时由审计人员进行调整，而这往往需要事务所进行大量的'宣传和培训才能做到。这样，国家颁布新的会计准则和审计准则的新要求和事务所内部的审计经验难以及时转化成审计程序，不利于提高审计质量和降低审计风险。

3.有利于强化审计质量控制。在传统的“纸+笔+计算器”的工作方式下，事务所内部的三级复核和质量检查都是通过纸质文件流转的方式实现的，控制力度不大。在电子底稿中，通过设置控制点，每个员工都有自己的用户名和密码，底稿的编制、复核、检查都实现计算机自动签名，可以方便而严格地控制业务流程，保证事务所的质量控制政策和程序的贯彻执行。由此可大唤禅大强化三级复核和质量检查工作，提高复核和质量检查水平。

4.电子化底稿扩大了审计底稿的素材范围。有了电子底稿后，除了纸质底稿外，录音材料、录像材料、电子照片均能构成审计底稿，审计人员可以充分利用信息技术手段方便快捷搜集审计证据，从而降低审计风险。

5.减轻审计人员的携带负担，方便审计工作底稿的保管、检索和查阅。底稿电子化后，所有底稿皆可以储存于笔记本电脑中，审计人员无改败需携带沉重的纸介质底稿。而且底稿完成后，归档于服务器或刻录成光盘，方便保管和以后的检索、查阅。由于纸张消耗的大幅度降低，既可以大幅度减少事务所底稿的保管费用，也符合国家的环保政策。

电子化底稿实现的条件和途径

实施底稿电子化不仅是底稿介质的变化，实际也是通过计算机技术对现有的审计方式进行的一场深刻的变革，需要审计人员进行审计理念上的变革。在这个过程中，事务所应不断总结审计经验，及时调整审计程序。

实现底稿的电子化，核心在于开发一套计算机软件。开发计算机软件有两种方式：委托外单位开发和自行开发。软件的开发一般利用已有的办公软件和数据库软件实施。可供利用的软件有：OFFICE、SQSEVER、NOTES等。事务所应结合自己的规模，选择恰当的数据库软件。规模较大的公司或拟规模化发展的会计师事务所，建议自己招聘软件人才自行开发，开发小组应由经验丰富的审计人员和软件人员组成。首先由审计人员提出各种需要，软件人员在与审计人员充分沟通的基础上编制电子底稿，并随着会计和审计的发展不断调整审计软件，软件应该开发成网络版而不是单机版。

在硬件方面，应保证每位审计人员都有一台笔记本电脑，每个审计小组应具备一个集线器。审计人员在审计现场应通过集线器将所有审计人员的电脑组成一个小的网络，以实现信息的共享。

顺利实施底稿的电子化，还需要对员工进行大量的培训。培训主要应着眼于解决两个问题：①转变审计人员的思想观念，使其接受并乐于使用电子底稿;②提高审计人员的计算机使用能力，使其能熟练使用计算机编制电子底稿。

由于底稿的电子化需要较大的软硬件投资和较多的培训工作，能否顺利实施具有一定的风险，事务所可以先在一部分计算机水平较好，审计业务能力较强的审计人员中试点，试点成功后再全面推广，这样，试用成功的示范作用可以有效减少推广过程中的阻力。

电子化底稿应注意的两个问题

1.保密问题。审计底稿不仅涉及被审计单位的商业秘密，也涉及事务所自身的商业秘密。由于电子文件很容易被复制，也容易遭到黑客的攻击，为了保护自身和客户的商业秘密，事务所应该为电子化底稿制定保密制度，从硬件和软件两个方面采取可行的措施，确保客户的商业秘密不被泄露。

2.底稿的安全保管问题。审计工作底稿是出具审计报告的依据，是判断审计责任的凭证。如何按法律、法规的要求保管好底稿是电子化底稿所要解决的一个关键问题。根据《独立审计准则第6号—审计工作底稿》的要求，当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年;永久性档案应长期保存。为了达到准则的要求，事务所应及时将已编制完成的工作底稿刻录成光盘，将光盘保管在条件较好的储藏室。(作者：魏先锋 岳华会计师事务所)

《独立审计准则》对编制审计工作底稿提出了规范性的操作要求，主要包括：

(一)必要性规定。《独立审计基本准则》中规定“注册会计师应当将审计计划及其实施过程、结果和其他需要加以判断的重要事项，记录于审计工作底稿”(第15条)。“《独立审计具体准则第1号—会计报表审计》同时规定”注册会计师应当对审计工作进行记录，形成审计工作底稿。“(第19条)编制审计工作底稿是对CPA执行审计业务的强制性规定。没有审计工作底稿的审计报告无疑是一份地道的虚假报告。

(二)技术性规定。《独立审计准则第6号—审计工作底稿》第五条对编制审计工作底稿提出了具体的技术性规定，即“内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰、结论明确”。

(三)适当性规定。规范的审计工作底稿并不是各种书面文字的简单堆砌，应当体现已收集到的审计证据和最终形成的审计意见之间内在的逻辑关系。审计工作底稿种类繁多，且有不同的来源和编制人，为保证审计工作底稿的适当性，《独立审计具体准则第1号—会计报表审计》中规定“注册会计师应当对审计工作底稿进行必要的检查和复核”(第21条)，同时，对于由业务助理人员编制的工作底稿，“注册会计师应对业务助理人员的工作进行指导、监督、检查，并对其工作结果负责”。

审计工作底稿是CPA在审计过程中形成的审计工作记录和获取的资料。其形成方式有编制和取得两种。

对于自行编制的工作底稿，应当全面记录审计计划的执行轨迹，审计证据的收集过程，职业判断的依据及过程，审计意见的形成过程等。大部分工作底稿应当由CPA自行编制。

对于由委托单位或第三方提供的资料，严格讲并不是审计工作底稿，只有在CPA实施必要的审计程序并形成相应的审计记录后，做为审计工作底稿的重要组成部分。

审计工作底稿的基本内容包含十部分，分别是：(1)被审计单位名称;(2)审计项目名称;(3)审计项目时点或期间;(4)审计过程记录;(5)审计标识及其说明;(6)审计结论;(7)索引号及页次;(8)编制者姓名及编制日期;(9)复核者姓名及复核日期;(10)其他应说明的事项。

电算化会计档案如何管理

张秀娟

(河南省有色金属地质矿产局)

一、电算化会计档案管理概述

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

二、电算化会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定:

(1)电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

(2)对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

(3)采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

(4)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

三、目前电算化下会计档案管理存在的问题

(1)电算化会计档案本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用;《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达灶御不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生:一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一旦出现故障，则部分账务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯灶稿性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。

(2)会计档案管理制度不完善。准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证;再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。

(3)缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知，电算化下的档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，隐辩岩但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。

四、电算化会计档案管理问题形成的原因

(1)对会计电算化本身理解的偏差。我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网，以及注册自己的网站，根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。

(2)尚未引起有关部门的重视。不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。

(3)缺乏明确的规章制度。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。从而只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

(4)电算化会计软件升级快。由于会计电算化软件近年来频繁更换和升级，原相关的会计软件和文档资料也容易出现不相兼容的情况，如果处理不当这部分会计资料不仅得不到有效的保管和发挥应有作用，同时也不符合内部控制制度的要求。

五、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善电算化下会计档案管理各项制度

会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是:

(1)建立电算化会计档案的归档制度。首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存储于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等，建立电算化会计档案保管制度。一般情况下，企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理，发现纸质档案有损坏要进行修补，而对磁性介质档案每年应进行一次复制，以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后，将会计信息记录在一次性刻写光盘上。这样不仅光盘有效保存期限长(超过15年)，完全能够满足一般会计账簿保管的需要而且一次刻录后，光盘不再能重复擦写，可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。

(3)建立严格的借用手续制度。要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度，电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

2.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础;同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

3.重视理论研究，提高思想重视程度

电算化会计档案管理的理论基本问题研究透彻了，会计软件的研制就有了明确的方向和目标，才能更符合实际工作的要求，更好地服务于会计工作，以实现会计电算化的效益原则。

实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。

与此同时加大会计法规实施力度，强化单位负责人的第一负责人意识，增强法纪观念，做到有法必依，执法必严，违法必究，从而使会计违规违法行为无立足之地。

六、结论

电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

参考文献

张前.2001.电算化环境对会计档案的影响及管理要求.

李新惠.2002.电算化会计档案应注意的问题.

郭利萍.2002.电算化会计档案制度的建立.

企业应当建立与纸质档案一致的电子会计资料备份管理制度吗？

是手启需要建立电子会计档案的，费耘系统可以帮助企业建立电子会计档案

发票无纸化趋势明显，今年能看到实质性的推进，之所以现在还处于纸质发票以及电子发票共存的状态，是因为过渡期的需要，无纸化的大趋势是不可逆的，企业尽早森物建立电子会计档案才是明智的选择。

电子发票既能节约纸质发票的打印成本，财务流程也会更高效；诸多优势之下也会出现毕春如很多的问题，从6号文对电子发票原件入账归档的要求中，不难看出很多企业都没有合规保存电子会计凭证，造成财务混乱。换言之今后税务稽查会把电子发票原件作为核查重点；不仅如此合同以及相关凭证会相继电子化。

使用系统来保存归档电子会计凭证以及其他电子凭证，将成为财务合规的核心发力点。

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