担保公司档案电子化

担保公司档案电子化是指将担保公司的各类文件、资料、记录等纸质档案转化为电子形式，以便于存储、管理和检索。这种电子化的方式能够提高档案的安全性、可靠性和可访问性，并且能够节省存储空间和管理成本。

担保公司档案电子化的步骤包括以下几个方面：

1. 档案整理：对纸质档案进行分类、整理和编号，确保档案的完整性和准确性。

2. 扫描和数字化：使用扫描仪将纸质档案转化为电子文件，可以选择将文件保存为PDF、JPEG等格式。

3. 文档索引：对电子文件进行索引，为每个文件添加关键词、标签等信息，以方便后续的检索和管理。

4. 存储和备份：将电子文件保存在安全可靠的存储设备或云存储中，并进行定期的备份，以防止数据丢失或损坏。

5. 档案管理系统：建立一个档案管理系统，用于管理和检索电子档案。这个系统可以根据需要进行定制，包括权限管理、版本控制、审批流程等功能。

6. 档案销毁：对于已经电子化的纸质档案，可以根据法律法规的要求进行销毁处理，以减少存储空间和管理成本。

担保公司档案电子化的优势包括：

1. 提高档案管理效率：电子档案可以通过关键词、标签等方式快速检索，大大提高了档案管理的效率。

2. 提高档案安全性：电子档案可以进行权限管理和加密，确保档案的安全性和机密性。

3. 节省存储空间和管理成本：电子档案不再需要大量的纸质存储空间，也减少了人力管理成本。

4. 方便档案共享和协作：电子档案可以方便地进行共享和协作，提高了团队的协同工作效率。

总之，担保公司档案电子化是一个有效的方式，可以提高档案管理效率和安全性，减少存储空间和管理成本，适应信息化时代的发展需求。

什么是电子保函，相对于传统纸质保函，电子保函有什么优势和亮点？

电子投标保函（单）作为公共资源交易和金融两个领域融合衍生的新型应用，如何进一步规范，且能适应两个领域的监管要求，又能起到其本身属性的应有枯瞎作用，是一个新的课题。对于电子投标保函（单），有以下几个观点。

电子投标保函（单）担保内容

根据电子投标保函（单）的定义，电子投标保函（单）主要担保的是投标人在投标过程需要履行的相关责任，一般其担保内容及免赔条款等都需要在电子保函（单）文件条款中明确，一旦投标人有违反相尘伏关担保内容的行为发生，保函的受益人将有权力按保函文件向担保方进行索赔。在推进电子保函（单）在公共资源交易领域应用过程中，作为交易中心，一定要对电子保函（单）文本内容重点关注，规避其中的免赔风险，保障公共资源交易工作顺利进行，避免出现担保责任覆盖不全保函文件，最终让招标人的利益受到损害。

例如，2019年9月12日，中国保险行业协会首次公开发布《建设工程施工合同投标保证保险示范条款》，示范条款主要包含：保险责任、责任免除、保险金额和免赔率(额派败携)、保险期间、保险人义务、投保人和被保险人（受益人）义务、赔偿处理、争议处理、其他事项、释义、合同终止等内容。着重规定投保人、被保险人（受益人）的责任与义务，进而保障保险人、被保险人（受益人）双方的权利。

电子投标保函（单）信息传输过程安全性

随着计算机技术的飞速发展，信息网络已经成为社会发展的重要保证，信息安全建设已经成为信息化建设中的核心任务之一，进入电子化时代的公共资源交易领域作为保障市场秩序“公开、公平、公正”典型代表，其信息安全建设更是刻不容缓，所以在推进电子投标保函（单）在公共资源交易领域应用过程中，如何做好避免信息泄密等信息安全防控是重中之重。建议在与电子保函平台对接的风险控制设计上考虑如下几点内容。

名单保密设计

敏感数据加密。按照公共资源交易标前环节名单数据保密的要求，对电子保函平台中未开标标段的保函申请的相关信息进行加密，加密数据包括保函申请数据、保费支付数据、保函文件数据。开标后对加密数据进行解密，保证开标前保函申请数据的保密性，做到“只认企业，不识标段”。

自动审核出函。金融机构通过智能审核模式，做到系统自动审核出函，无人工参与，杜绝人工泄密渠道。

名单时间控制。投标单位申请电子保函（单）后可以在业务系统查询申请保函结果，但是只能在保函平台进行保函文件下载，到开标时间后才能在业务系统中查询保函申请的明细以及下载具体的保函文件。

接口安全设计

访问限制。对电子交易系统与电子保函平台之间的接口进行访问限制，只有电子保函平台的出口IP才能访问此接口，防止接口被非法调用。

数据签名加密。电子交易系统与电子保函平台之间的接口数据进行加密传输，使用数字签名来保证数据的合法性、安全性。

金融机构的风险控制

电子保函（单）突破了传统保函的审批流程和风控模型，金融机构对于投标人审批材料的获取都是通过线上对接的方式，完全基于互联网大数据风控模型进行自动审批出函，金融机构对于企业的风险识别更依赖于数据，对于数据的真实性、有效性、及时性都提出了极高的要求。

所以，在推进电子保函（单）应用过程中，以企业自愿且不影响公共资源交易安全为前提，为金融机构识别企业风险提供更高质量的数据是帮助其降低风险的有效手段。

缴纳保函的担保费的方式

《招标投标法》规定，招投标的监督与管理由国务院负责，国务院发文规定由发展改革委负责全国招投标的管理，但招投标监督实行行业监管。各行业在此问题上又进一步进行了细化，《中华人民共和国招标投标法实施条例》中明确“依法必须进行招标的项目的境内投标单位，以现金或者支票形式提交的投标保证金应当从其基本账户转出”，很多部委也都做了类似规定投标保证金必须从基本账户转出，例如交通运输部（可参见《公路工程标准施工招标文件（2009版）》）其目的是防止投标企业借用资质，围、串标情况的发生。如何延续传统保证金基本账户缴纳对招投标市场秩序的管控作用，也是在推进电子保函（单）过程中需要注意的问题。

为响应《中华人民共和国招标投标法实施条例》相关要求，部分区域在推进电子保函（单）应用过程中，要求投标人购买电子保函（单）服务的担保费用必须由投标人基本账户支付。一方面延续了法律法规中关于“保证金缴纳由基本户转出”的要求，另一方面在降低制度性成本的同时增加了围标串标的难度，控制了风险。

例如，山东省住房和城乡建设厅、山东省发展和改革委员会、中国保险监督管理委员会山东监管局、中国保险监督管理委员会青岛监管局《关于开展房屋建筑和市政工程投标保证保险工作的意见（试行）》（鲁建建管字〔2018〕11号）就做了明确的要求；浙江省部分地市也做了类似要求，效果显著。

保函接收方接收电子投标保函（单）

传统纸质保函，交易中心或招标方需要指定专人来收取保函，同时对保函进行存档、退还、备案等，手续烦琐，耗时耗力，同时对保函真伪也无法进行有效辨别。

电子保函采用平台自动接收，自动核验，自动备案，通过与金融机构的系统对接，同时通过对数据电文以及电子签名等验证，既规避了假保函问题，又减轻了保函接收方的工作量。

电子保函（单）的赔付问题

电子保函（单）替代保证金，不仅仅要从形式上替代保证金，实质上也应该与保证金达到同样的效力。招标投标是一项严肃的法律活动，招标人的招标是一种要约邀请行为，投标人作为受要约人，向招标人(要约人)递交投标文件之后，即意味着响应招标人发出的要约邀请，应当遵守招标文件及相关法律法规的要求、规定。所以，投标保证金能够对投标人的投标行为产生约束作用，这是投标保证金最基本的功能。由于电子保函（单）采用的是金融机构担保的方式，招标方或交易中心并未直接收取到投标人的保证金，一旦发生投标人违约情况，需要金融机构对招标人进行保证金的赔付，所以金融机构的履约能力、赔付能力以及赔付流程是电子保函（单）应用推进中需要着重考虑的问题，否则出现拒赔或者赔付不及时等情况将会损害招标人、交易中心在招投标过程中的合法权益，并失去对投标人行为的约束作用。

根据各地区的市场情况，首先要制定适宜的金融机构准入标准，选择有赔付保障的金融机构，其次要将保函的赔付形成一套标准体系及流程，以此来提高理赔效率。目前已经有部分先进区域开始尝试电子保函线上赔付的方案。

金融机构赔付能力：受益于国家金融改革的开放，更多的大小型金融机构成立，但许多金融机构的信用评级非常一般，因此电子保函平台应当引入大型具有国内外高评级的金融机构，确保在触发赔付条件时金融机构有足够的赔付履约能力。

赔付效率、流程：传统的赔付较为缓慢，容易产生法律问题，有条件的可以采用“见索即付，先赔后索”方式，即金融机构先行赔付给交易中心，然后再向投标单位索取赔偿，保证政府机构稳定运营。如果能够将赔付流程再进行电子化、线上化，将打通整个电子投标保函全流程电子化，为投标人、交易中心、招标人提供更优质的服务体验。

▎本文节选自《中国公共采购发展报告（2020）》蓝皮书；中物联公共采购分会官方微信公众号，如涉及版权问题请及时联系处理。

公司电子档案如何制作

公司电子档案如何制作

作为人事最基本的就是关于人事档案的建立，但是传统的HR管理员工档案总是使用纸质版存档，随着企业的发展，档案越积越多，不仅占据办公空间，有时候由于职场换HR，经常找不到档案也是属于正常情况。接下来由我为大家整理出公司电子档案如何制作，希望大家喜欢！

一、收集电子档案的资料

在制作公司电子档案前，需要收集所要录入的资料，如是员工档案，其中需要包括：

1、基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

2、入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

3、入职后的培训资料、培训合同等信息；

4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息等等。

二、录入员工档案资料要健全

员工档案资料的收集和整理，是很基础但又不能轻视的工作。所以，制作电子档案可以根据企业建立档案的需要，如果有必要可以先对纸质档案进行重新的分类和编排，再按序录入系统，这样以免漏掉或者出现错误。

三、电子档案的分类和命名

由于涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，需要对电子档案进行清晰的资料分类和命名。可以按照年份、档案类型等进行分类，这样会便于企业员工的查找与使用。

四、设置权限

1、设置权限可以说是制作公司电子档案最关键的一步骤。因为档案有可能会涉及到机密文件，如员工档案，就会涉及到员工个人的相关信息；商业文件，可能会涉及到关乎公司的商业机密等等，这些文件一旦泄露出现，不仅会让企业损失人才，还有可能让企业停滞不前，影响可持续发展。

2、其实，想要制作好电子档案，关键还是需要挑选了一款好用和安全的电子档案系统。而这个电子档案系统的安全性应该是首先考虑的因素。因为，一旦存在安全隐患，对企业与员工都会是“两败俱伤”。

再加上，利用电子档案系统可以解决我们低效的.手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。还可以辩贺通过设置关键词搜索档案，快速和精准地查找、调用员工档案。最重要的一点，是可以通过电子档案系统共享文件，这样员工与员工之间也可以相互学习，相互了解哦。

【拓展】公司电子档案作用

档案管理信息化平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸毁搏质档案转化为电子信息进行管理。

电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。

为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能：

统一电子档案入口。

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。

对采集的电子资料“件”进行统一管理。

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

系统应提供对档案流程的管理。

使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。

支持新的业务加载。

先期以搭建统一的电子档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管理业务（如公文档案），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子档案（如人事档案、财务档案等）的添纤灶祥加及修改。

实现电子档案的可靠性、安全性管理。

一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

实现权限的灵活、方便管理。

系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

电子保函是什么意思

电子保函是保证人以使用CA证书进行电子签名的数据电文为介质，通过计算机网络向受益人开立的具有法律效力的担保凭证。
电子保函是信息时代的产物，同纸质保函一样，由银行、保险公司、担保公司或其他担保人应投保人的请求，向受益人开立的一种电子化担保凭证，保证在申请人未能按双方协议履行其责任或义务时，绝猛由担保人代其履行一定金额、一定时限范围内的某种支付或经济赔偿责任。
通过担保机构企业数字证书为受益人签发并旅桥的具有担保机构电子签名的电子保函，可以保证电子保函的真实性、防伪性、不可篡改性和不可抵赖性，与纸质保函具有同等的法律效力，同时可以进行第三方电子保函存证备案，具有高效、快捷、保密、镇碧全生命周期低成本、可信赖的优点。

如何推进企业电子档案管理

　　电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面，成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。 　　1、企业档案管理信息化的软环境 　　随着互联网技术和应用的快速发展，企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。 　　2、电子档案管理的特点 　　信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台，使用者在自己的电脑终端上，可以直接进行档案信息检索，迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级，并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理，如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块，每个档案模块按不同的检索顺序进行排列，并根据管理需要划分不同的管理权限，使档案信息按阅览权限公开，提高档案资源的利用效率，为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理，节省大量的人力、物力、财力，符合国家当前的“三节约”政策。 　　3、电子档案管理需要注意的毕袜几个问题 　　人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带梁颤来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久橡数败保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。 　　4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径 　　目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式，即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，不会出现因数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标志规范的方法，等等。 　　作为档案管理人员，在当前情况下，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。