档案电子化对公司的好处

档案电子化对公司的好处有很多，包括：

1. 提高工作效率：电子化档案可以通过关键词搜索、快速索引等功能，快速找到所需信息，节省了大量的时间和人力成本。

2. 节约空间：电子化档案不再需要大量的纸质文件存储空间，可以减少办公室的物理存储空间需求，提高了办公环境的整洁度。

3. 提升信息安全性：电子化档案可以设置权限控制，只有授权人员才能访问和修改档案，有效保护了公司的重要信息不被泄露和篡改。

4. 方便共享和协作：电子化档案可以通过网络共享，不再受制于时间和地点的限制，方便不同部门和员工之间的协作和共享，提高了工作效率和团队合作能力。

5. 提高档案的可靠性和持久性：电子化档案可以通过备份和灾备措施，保证档案的安全性和持久性，避免了纸质档案因灾害等原因造成的丢失和损坏。

6. 便于数据分析和决策支持：电子化档案可以通过数据分析工具进行数据挖掘和分析，为公司的决策提供有力的支持和依据。

总的来说，档案电子化能够提高工作效率、节约成本、提升信息安全性、方便共享和协作，同时也提高了档案的可靠性和持久性，为公司的管理和决策提供了更好的支持。

档案电子化管理的好处？

数字化办公专业服务商：蓝凌软件认为，档案电子化管握斗理至少有以下好处：
提高工作效率：解决人工工作效率低下、人工查询速度慢、存储占用空间大等难题，减轻慎轮档案管理人员负担，提高工作效率
发挥档案价值：便利档案资源的共享与利用，提供档案数据智能分析，为企业决策提供数据支撑，充分发挥档案的价值
规范档案管理：根据企业实段孝磨际情况规划档案管理体系߅推进档案管理的规范化、标准化，推动档案管理工作见实效
保障档案安全：从档案实体保管安全、数据存储安全、系统应用安全、用户访问安全等为档案提供多层次的安全保护

电子会计档案有什么好处？

会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了根本性的变革。一方面,它改变了信息的承载介质,使原来的各种信息媒体,包括纸张、胶片、录像带等,向信息的计算机存储方式,如磁盘、光盘等加快转移。这大大提高了会计信息处理的质量和速度,有利于及时、准确、全面地码棚为国家经济社会发展和部门单位的经营管理提供可靠的财务会计信息。

什么是电子会计档案管理：

1.会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。[1]

2.会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。

3.会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档，解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。

4.会计电子档案控制的复杂性。一般来说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等。会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合。

电子会计档案有什么保管原则：

1.会计电子档案的整理一般采用“三统一”的原则。即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征，具有规范性、通用性和合理性。此外，电子档案顺序号的容量应具有超前性，能满足未来会计电子档案业务发展的需要。[1]

2.严密的监察银陪。会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查。其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。

3.应急规则。应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。

4.数据文件标准控制。文件的处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管，并严格限制别人接触文件。

会计电子档案有什么保管要求：

1.建立严格的内部控制制度。

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

2.建产严格的认证制度，引入加密技术。

在手工会计系统中，数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化，由此给数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举地浏览大部分文件和数据，从而使得机密数据被泄露。而严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。密码学就是在破译和反破译的过程中发锋模蠢展起来的。加密算法就是用基于数学计算方法与一串数字(密钥)对普通的文本(信息)进行编码，产生不可理解的密文的一系列步骤。发送方在信息发送到公共网络或互联网之前将消息进行加密，接收方收到消息后对其解码(亦称为解密)，所用的程序称为解密程序，这是加密的逆过程。

3.建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作。

根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责，在会计电子档案管理中肩负不同的责任，同时，同级岗位之间电有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

会计电子档案管理存在的问题是什么：

1.会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度;从而影响会计档案的完整性。[2]

2.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

3.对会计电算化本身理解的偏差多数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档。

4.会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

建立电子档案数据中心系统有什么意义

建立电子档案数据中心系统有什么意义

档案电子化就是把原有的纸质档案数字化存储的结果，从而形成电子档案。以下是我为大家整理建立电子档案数据中心系统有什么意义相关内容，文章希望大家喜欢！

1、实现文档一体化管理

有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案数据中心提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用薯迟，同时不影响文件信息的整理。

2、减少重复劳动，降低数据处理成本

建立电子文件档案数据中心后，各机关单位把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。

3、实现信息共享，集中管理

传统的.档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源带芦都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。设立电子文件档案数据中心把各单位的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有历史文件信息均通过数据中心对外服务，当蠢手带然信息共享并不意味着实体的集中管理，各个单位的档案室、资料室仍旧发挥着保存、保管信息实体的作用。

4、保障数据的安全性

设立电子文件档案数据中心后，将由配备的专门人员进行日常的维护管理工作。可以通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。

5、统一标准、统一规范

所有政府关于电子文件信息的标准和规范均由电子文件档案数据中心制定，各单位必须依照制定的技术标准和规范，对电子文件信息进行统一管理。只有这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，确立政府管理文件信息的权威，充分发挥电子文件档案数据中心的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。

6、统一窗口，开放利用

社会公众可以对已公开的非涉密性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加政务工作透明度，发挥窗口作用，更好地为广大人民群众服务。

[论企业档案管理信息化的优势]档案管理信息化

　　［摘 要］ 随着全球信息化的快速发展，更多的企业认识到将信息化融入企业发展血液的重要性，同时越来越多的企业将信息化手段加入到企业管理的方方面面，档案管理信息化就是其中之一。信息化背景下的企业档案管理工作对传统的档案管理提出了新的挑战，单一的手工档案、实体管理模式已逐渐不能适应高速发展的企业需要。档案管理信息化由此应运而生，在对档案管理的手段更新补充的同时，其宏汪闷快捷、准确、时蔽弯效、节约人力成本等诸多优势也在企业档案管理甚至企业管理其他方面显现出来。
　　［关键词］ 档案管理； 信息化； 优势
　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056
　　［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）16- 0092- 02
　　纵观浩荡的全球信息化浪潮，信息化正在超越传统的经济形态，推动世界经济加速发展。党的十六大报告明确提出了要把推进信息化作为我国面向新世纪的战略举措，提出信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。提出坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条新型工业化的路子。这些，为我国信息化的发展指明了方向，档案管理信息化逐渐被更多的企业加入到了自身发展改革中来。
　　1 企业档案管理信息化的明显特点
　　① 信息的非人工识读性；② 系统依赖性；③ 信息与载体之间的可分离性；④ 信息的可变性；⑤ 信息存储的高密度性；⑥ 多种信息媒体的集成性；⑦ 信息的可操作性。
　　2 企业档案管理信息化相对传统档案管理模式的优势
　　2．1 档案的保存手段和方法更先进
　　传统档案的保存手段一般有：纸质、图片、照片、录音、录像等，因档案保存的方法不同、时间长短不同，可能造成文档纸张受潮、陵绝水浸、虫蚀、火灾等各类损坏情况。每年企业需要投入相当的保管经费，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。档案需反复查阅，也可能存在原件受损或遗失等，这些都给企业档案管理工作带来很多困扰。企业档案信息化借助计算机、网络等工具，把有关资料制作成电子文档保存，在保存空间、质量、清晰度、准确性等问题上都得到了提升。
　　2．2 档案管理省时省力，提高人力资本的利用率
　　传统的档案管理工作多由人工完成，需要档案管理人员进行大量的手工资料的收集、整编、汇总、存放等，工作量大且效率低，浪费时间，由此造成了人力成本的浪费。档案信息化后，网络化、自动化、实时化的优点立刻凸显：只需一次录入数据，档案管理内部进行数据共享，实现多次利用并实现信息共享，信息可以进行自动打印和复制等操作，便于档案的调阅。
　　2．3 档案检索的快速性、准确性、自助性提升
　　传统档案管理工作检索需要档案管理人员从目录中找出所需的记录信息，然后据此在库房中查找，既费时又费力。
　　档案管理信息化的情况下，只需通过网络就可即时查询，更为快捷。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。在信息共享的前提下，企业内部的其他部门员工，如有工作需要，可根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，实现信息检索的自助方式，同时极大地减轻了工作人员的负担。
　　2．4 信息量可以大大增加，载体形式丰富化
　　随着扫描技术、微缩、光盘技术等的发展，信息储存的数量和密度可以比传统方式的信息存储量高出许多倍。传统的纸件档案一般只能记录文字、图形、图表等形式的信息，但电子文档可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画、视频影像等多媒体信息。
　　一张3．5英寸的软盘，有1．44M字节，理论上可以存储70万汉字。一张光盘容量达到600～4 000MB的，可存储35万张打印纸上的文字或10万页图形信息。一个保存30万券档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达4～5千米，但是转化录入计算机，用CD－R刻录仅仅400片即可，用DVD的密度刻录保存仅需60片，甚至一个皮包即可装下全部资料。
　　随着硬盘的出现，存储量相较之前成了几何级数的增长。移动硬盘的容量同样是以MB（兆）和GB（千兆）为单位的，目前移动硬盘大多提供20GB、30GB、80GB、160GB、320GB、500GB、1TB的容量、最高可达5TB的容量，可以说是U盘、磁盘等闪存产品的升级版。随着技术的发展，更大容量的移动硬盘还将不断推出。
　　2．5 可实现更广义的档案信息共享、远程传输，档案信息管理系统也可以与其他办公系统实现无缝连接
　　随着办公自动化在各企业的推进，档案管理信息化可与其他办公系统进行无缝连接，针对企业所需进行各类信息资源整合和无缝利用，更高效地为企业管理者的决策提供服务支持，也减少普通员工的事务性工作，提高工作效率。
　　2．6 提升档案管理部门的业务能力和工作效率
　　档案管理员可以从原来的手工劳动中解脱出来，不再只是从事打字、录入、保管这类的简单性劳动，而是提升到档案收集、编研、分析调整、信息整合、与企业发展同步或超前的信息研究等更深一步的档案管理阶段。档案信息化，对档案管理人员的技能不断提出新的挑战，使其自身技能在发展中不断提升，工作内容从简单到复杂，从枯燥到有新意，从可替代到有技术性含量，档案管理人员不仅对自身发展满意度提升，也使得工作效率不断高效，进一步提高了企业的人才素质。
　　3 结 语
　　档案信息化的建设工作是整个系统的建设工程，组成系统的纵向和横向的各个环节通过基础性和技术性的建设，并通过网络连接，从而发挥整体优势，提高系统的整体运行能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、连通各局域网络，建立企业档案信息网络，从而实现企业档案管理数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。企业应有计划有组织地进行培训，掌握信息技术的新知识。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为建立和提高公司的核心竞争力服务，为经济建设和社会发展服务。
　　主要参考文献
　　［1］ 王竹青． 推进企业信息化 提升企业竞争力［J］． 经济师，2002（6）．
　　［2］ 冯惠玲． 电子文件管理教程［M］． 北京：中国人民大学出版社，2001．
　　［3］ 肖珑． 数字信息资源的检索与利用［M］． 北京：北京大学出版社，2003．
　　［4］ 鲁士文． 存储网络技术及应用［M］． 北京：清华大学出版社，2010．
　　［5］ ［美］斯蒂芬·哈格，梅芙·卡明斯，詹姆斯·道金斯． 信息时代的管理信息系统［M］． 严建援，等． 译． 北京：机械工业出版社，2007．