实体档案管理

1、抽屉式直立档案。
2、开放式横向档案管理。
3、穿孔式活页夹。
4、档案盒。
5、金属文件夹。
6、透明资料袋。
7、两层或四层资料盒。不管是在学校还是在工作中，都离不开信息，有个人信息，也有工作信息。信息一多，档案也越多。档案里记载的不仅有个人资料文件，而且还有工作上的须知等。

1、抽屉式直立档案。所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。
2、开放式横向档案管理。所谓开放式就是我们在医院里常见到的档案管理方式，可能用木板，也可能用铁柜，把所有的资料一摞一摞的排列整齐。
3、穿孔式活页夹。穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。
4、档案盒。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。
5、金属文件夹。金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。
6、透明资料袋。透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取。
7、两层或四层资料盒。这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。

档案管理的内容是什么
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。

档案管理的对象是什么
档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。
总之，档案管理有利于查阅、管理，大大提高了单位的工作效率；档案管理实质上来说也是一项管理性、服务性的工作，在构成社会的科学系统中占有重要地位。

法律依据：
《中华人民共和国档案法》第一条??为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。
第二条??本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。
《中华人民共和国档案法实施办法》第一条??根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的规定，制定本办法。
第二条??《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。

档案管理流程

档案管理一般包括档案的收集、整理、整编、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等流程。
1、档案接收
通过配置OA流程，该归档的文件自动归档档案到接收库；同时与业务系统集成，自动归档合同数据。
所有档案，档案管理员均可通过新建档案接收或批量挂接上传至档案系统，完成著录项填写后归档至档案库。审批完成后进行实体移交和档案上架，档案正式生效。
2、档案整理
规范化档案录入，业务相关的档案信息著录项定制，历史流程内容自动归档。
3、档案整编
依据国家档案分类标准，建立分类的标准以及各类档案的整理方式，规范化建立档号规则。
4、档案查询
通过系统能够快速定位所需内容，提高档案利用率。
5、档案借阅
泛微文书定实现在库档案借阅，借阅审批，出入库管理全过程数字化管理，确保档案借阅有记录、可追踪。
6、档案销毁
通过在系统设置档案保管期限，档案到期系统自动提示，可审批销毁清册。
7、库房管理
为了确保对实体档案进行规范化管理，文书定可以协助统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便进行流程化管理和操作记录。

档案管理办法

1. 目的和范围

1.1为加强公司档案管理～推进档案管理的规范化、现代化建设～有效地保管和利用档案～更好地为企业两个文明建设提供服务～根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《管理暂行办法》等有关规定～结合本公司工作实际情况～特制定本制度。

1.2本制度规定了****公司文书、电子、科技、声像等档案管理的职责、管理内容与方法。

1.3本制度适用于*****公司文书、电子、科技、声像等档案的管理工作～包括档案的归档、整理立卷、保管、利用和借阅、鉴定销毁等。本制度所指的档案是指公司在生产、服务、经营、管理、电力工程、科研等各项活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

2. 引用标准

本制度引用了《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《管理暂行办法》等相关法律法规。

3. 管理职责

3.1 人事行政部职责

3.1.1人事行政部是公司档案工作的主管部门～负责制定,或定期修订,本公司档案管理工作的有关规章制度。

3.1.2 人事行政部配有专职档案人员负责档案管理工作。

3.1.3 人事行政部的档案主管部门需坚持用党的路线、方针、政策作为管理档案的指导思想,认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》～坚持以法治档～有法可依～执法必严～违法必究,定期组织专兼职档案人员的档案专业培训～掌握档案专业知识～不断提高科学管理档案的水平～积极开展档案的开发和利用工作～为企业创效益服务。

3.1.4档案主管部门需接受领导的工作指导～接受上级档案主管部门的业务指导、监督和检查。

3.1.5 档案主管部门负责对公司各管理部门文件材料的归档工作并进行指导和监督。

3.1.6 档案主管部门负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。

3.1.7 档案主管部门需积极参加上级档案主管部门组织的各项业务活动～执行档案工作的法律、规章和有关的业务标准～技术规范～维护公司档案的完整与安全。

3.2 分管副总经理职责

3.2.1 在公司负责组织学习、贯彻国家《档案法》和《档案法实施办法》等有关档案工作的文件～将档案管理工作同其它管理工作一样～纳入年度工作计划目标～做到组织、定员上的落实。

3.2.2督促制订本公司档案工作规章制度～不断提高档案管理标准化、规范化水平。采取有效措施～较好地解决档案工作中存在的实际问题和困难。

3.2.3 对公司档案工作做到有布臵、有检查、有总结、有奖励。

3.2.4督促、指导和检查公司各部门做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。

3.2.5负责审阅档案分类方案、归档范围和对各类档案鉴定和销毁工作～并报上级审查备案。

3.2.6 认真履行组织协调职能～全面完成公司各项档案管理工作。

3.3 各部门职责

3.3.1各部门配备兼职档案人员～收集和保管本部门的档案。公司档案实行统一领导、统一管理、统一制度。

3.3.2 档案专兼职人员需热爱档案事业、忠于职守、遵纪守法。经过档案专业培训～获得档案管理资格上岗证书～具有相应的档案专业知识和业务能力。

3.4 各部门负责人职责

3.4.1学习档案管理工作的标准、公司档案管理制度和办法～关心本部门档案～指导本部门的档案工作的开展～督促做好本部门档案的立卷归档工作。

3.4.2 顾全大局～带头向档案室移交和捐献反映本公司工作有价值的文件材料～不留作私用。

3.4.3 支持本部门兼职档案员的工作～协调好本职工作与档案工作的关系～解决实际问题～创造条件做好本部门档案整理工作～随时督促按规定做好文件材料的归档工作。

3.4.4 发现档案工作存在问题～与兼职档案员联系～并及时向档案部门提出意见和建议～搞好部门档案工作。

4. 总则

4.1 档案是国家和企业的宝贵财富～任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务～有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和处理。

4.2 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和～是反映企业各项活动的重要史料～是企业的一种资源～各级领导应重视档案管理工作。

4.3 档案工作是企业管理的一项重要基础工作～应切实加强对档案工作的领导～把档案工作摆上议事日程～列入本公司的工作计划、纳入目标管理责任制。

4.4 专兼职档案管理人员要不断提高专业管理水平～使档案管理做到完整、齐全、真实、准确～做到案卷质量高、编目清楚、书写工整～帐、物、卡一致～做到底数清、情况明。

4.5 档案管理应贯彻执行国家和行业的有关法规和制度～档案的分类编号办法应遵循国家档案局和电力行业档案分类编号方法规定的原则～并结合企业的实际情况。

4.6 各类档案应按总目录、全引目录、分类目录及底图目录～并满足现代化管理的需要～逐步利用计算机进行编目和检索。档案著录、案卷格式要符合国家有关标准。

5. 文书档案的归档

5.1 归档范围

5.1.1 公司自身形成的～反映本公司主要工作活动的文件材料～包括重要的会议材料～包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

5.1.2 各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等。

5.1.3 干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

5.1.4上级单位颁发、转发的针对本公司工作或本公司须遵循、贯彻的文件材料。

5.1.5 下属单位或部门报送的需办理的～具有查考价值的文件材料。

5.1.6 同级机关和非隶属单位颁发的本公司需执行的文件材料～以及与本公司联系、协商工作的重要来往文件。

5.1.7公司下属单位或各部门反映其基本面貌和经营状况的具有保存、查考利用价值的文件材料,

5.1.8 本公司职工因公外出参观、学习、考察和参加各种会议～收集获得的具有保存、查考价值的文件材料。

5.1.9 对外签订的合同、协议书等文件材料。

5.1.10. 信访工作材料。

5.2 归档要求

5.2.1 凡在工作中形成的～或上级单位颁发需要贯彻执行的～具有保存价值的文件材料～分别由相关职能部门负责收集齐全～并分类整理～按规定时间移交本单位档案室归档。

企业档案管理包含哪些内容

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案管理工作的内容

档案管理工作的内容
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：
第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。