档案数字化公司经营流程

1. 收集档案：公司负责人或档案管理员收集公司的纸质档案，并进行初步分类和整理。

2. 扫描档案：将纸质档案通过扫描仪转换为电子文件，包括文档、图片、音频等格式。

3. 数字化处理：对扫描得到的电子文件进行处理，包括图像处理、文字识别、音频转换等，使其符合数字化档案的标准。

4. 档案索引：根据档案的内容和属性，为每个电子文件添加索引信息，方便后续的检索和管理。

5. 存储与备份：将数字化的档案文件存储在电脑硬盘、服务器或云存储中，并进行定期备份，保证档案的安全性和可靠性。

6. 档案检索：通过索引信息，用户可以在电脑或系统中进行档案的检索和查找，快速找到所需的文件。

7. 档案管理：对数字化的档案文件进行分类、整理和归档，建立档案管理系统，确保档案的有序和完整。

8. 档案保护：采取措施保护数字化档案的安全性和隐私性，包括加密、权限控制、防火墙等。

9. 档案销毁：对于不再需要的档案文件，根据法律法规的要求进行销毁，确保档案的合规性。

10. 档案服务：提供档案的查询、复制、打印等服务，满足用户的需求。

11. 档案更新：随着公司业务的发展和变化，及时更新和维护档案，确保档案的准确性和完整性。

12. 档案审计：定期对数字化档案进行审计，检查档案的合规性和完整性，发现并纠正问题。

13. 档案培训：对公司员工进行档案管理的培训，提高他们的档案意识和管理能力。

14. 档案合规：根据相关法律法规和政策要求，确保数字化档案的合规性，防止违规行为。

15. 档案评估：定期对数字化档案进行评估，评估档案的价值和利用程度，为公司决策提供依据。

公司档案管理制度及流程

必要档案管理制是好的开始
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管春轮理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证握森滑档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常段腊抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

公司档案如何管理

转载以下资料供参考 5 档案工作体制 5.1 组织系统 企业应建立分管档案工作领导、各部门和专案负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和 *** 档案人员为基础的档案管理工作网路。 5.1.1 档案工作领导 确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各专案主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。 5.1.2 档案部门 根据企业规模和档案工作实际需要设定档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。 大型企业应设立具有独立职能的档案机构。 5.1.3 档案人员 根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各专案管理部门配备专职或 *** 档案人员。 5.2 工作职责 企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和档案形成者责任。 5.2.1 企业职责 5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。 5.2.1.2 将档案形成、积累和归档要求纳入各部门、专案及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。 5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、装置保障。 5.2.1.4在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。 5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。 5.2.2 档案部门职责 5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业档案材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。 5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 5.2.2.3 指导本企业各部门、专案及专项工作桥滑档案材料的形成、积累、整理及归档工作。 5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。 5.3 岗位职责 5.3.1 分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。 5.3.2 各部门或专案档案工作的负责人，负责稽核本部门或专案档案工作计划，对本部门或专案归档档案材料的齐全、完整、准确负责。 5.3.3 档案形成者应对归档档案材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或专案专 *** 档案人员移交。 5.3.4 各部门、专案及专项工作的专 *** 档案人员负责收集、整理本部门或专案归档的档案材料，并按要求做好档案材料的移交工作，对档案材料的归档质量负责。 5.3.5 档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和专案档案材料的归旅橘档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导与检查，对档案管理工作质量负责。 5.4 人员要求 企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。 5.4.1 档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。 5.4.2 档案人员应具备大专以上或同等学识水平。 5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。 5.4.4档案人员应定期进行在职培训。 6 档案工作制度 6.1 档案工作制度体系 企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。 6.1.1 工作规章 企业应将档案材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中，同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、拆消团档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。 6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、装置管理、基建工程管理等制度中应提出相应的档案材料收集、归档及档案管理要求。 6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，档案材料的形成、积累与归档要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释许可权等，规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。 6.1. 1.3 档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反档案材料收集、归档及档案管理要求，发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定，也可纳入到相关的管理制度中。 6.1. 1.4 档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程式和转移地点。 6.1.2 管理制度 根据档案工作各环节需要，制定相关制度。其中档案材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子档案管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施；档案保管、统计，档案管理系统操作，库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。 6.1.2.1 档案材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。 6.1.2.2 鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。 6.1.2.3 保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。 6.1.2.4 利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的许可权和审批手续，提出接待查（借）档案的要求。 6.1.2.5 移交制度应规定档案移交范围、移交物件、移交内容、移交程式及手续。 6.1.2.6 电子档案管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子档案、资料库提出归档、管理和利用要求。 6.1.2.7 科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则，补充更新程式和方式、违规处罚原则。

共享资料夹，这个就需要许可权问题。建议架设一台伺服器，然后新建多个使用者名称（根据自己需要），分割槽格式最好是NTFS格式，共享好档案，新增这些使用者名称，赋予相应的许可权，在客户端对映网路磁碟，用相应的账户登入即可。

员工档案分两种，一是单位收取的员工档案，二是员工从学生时代一直记载学籍等的人事档案，你问哪一种？第一种按员工个体储存，建立员工花名册，用以员工在单位的一系列用处，第二种单位没有档案保管权，必须要托管在人才交流中心，你可以以单位名义联络一家比较正规的人才，把员工档案进行托管。

1、首先就是建立一份员工资料册，详细记录每一位员工的资料，内容大致可以是：姓名，性别，出生年月，身份证号，户籍地址，家庭地住，联络电话，部门，入职时间等等，具体可以根据你们公司的登记表内容设计你想要的员工资料册。 2、还可以利用一些管理软体来管理员工的档案，这个比较方便，就是看你们老板愿不愿意花这比钱了。

（一）做好工程开工前的准备工作： 1、熟悉施工图纸，提出疑问并解决工程开工前的准备是最重要的，首先熟悉设计施工图、设计说明，从事不同的工作就从不同的角度去看，抓住重点。 2、填写和准备工程开工必备的资料。填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表(附七大员责任制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、稽核的手续。 3、分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理，在平日的资料收集过程中就按照资料馆的建筑工程竣工资料检查清单顺序分类归档；对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。 （二）工程开工后应着手的工作： 1、原材料送检。开工时原材料必须送质监站委托的检测中心检验，取现场有代表性的土样送实验室做击实试验。送检应注意严把质量关，检测合格的材料才允许使用。 2、同时可进行的收集工作。将工程预算、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录，与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。 （三）施工过程中收集和填报资料的注意事项： 1、收集材料质量证明档案。在施工过程中不断会购进各种材料，就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告(有cMA标志的)，必须是原件。有效证件的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符，特别是水泥要有28天强度的出厂检验单；钢材的标识、规格与出厂合格证相符。 2、填报资料。对于质检资料的填报需填写监理规范用表，书写要求规范，不能涂改，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，或现在常用的中性笔。监理表格一般一式三份、隐蔽记录与工序表格～式两份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，不同的监理对资料的要求不完全一样，填写报验资料前应积极与监理沟通，达成一致后填写。 3、收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分，属工程质量保证材料，7O ％的试验报告为自检报告，3O％为见证取样报告，由市政质监站委托的检测中心出据， 这30％为强制规定，在进入每道工序施工前后都有相应的试验，需要熟悉各种试验。

以下内容，供你参考： 档案保管制度 一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。 二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。 三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。 四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。 五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。 六、做好库房温溼度的监控与登记工作。 七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。 档案保密制度 一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。 二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。 三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。 四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。 五、不归档的重份档案及内部材料，须交由学校集中销毁。 六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。 七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。 档案利用制度 一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含影印、传真件)及委托查阅申请书。 二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以影印件代替原件利用。 三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。 四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。 五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。 六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。　 七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。 档案室人员岗位职责 一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。 二、遵守各项档案业务规章制度。 三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。 四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。 五、深入基层，开展对 *** 档案员的业务培训和指导工作。 档案鉴定制度 一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、 *** 档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。 二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管许可权，有异议时由鉴定组裁定。 三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。 四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。 五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。 六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。 安全与消防制度 一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。 二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。 三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。 四、档案工作人员应熟悉消防器材的效能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。 五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

根据国家档案管理制度规定，档案不能由个人储存，转移，邮寄，学校不给办理档案寄送是错误的，你可以向当地高教委申诉，现在已经有不少大学生因为不了解档案管理制度，自己拿了档案，转交给人才市场或工作单位，受到拒绝接收的待遇 首先，你要确认你现在的公司接受档案是公司自己有存放档案的权利还是有挂靠的人力资源公司（就是公司把档案给人力资源公司存，然后公司给他们钱）。 你现在的问题是，档案按照规定是不能自己拿着的。我和你一样自己拿了三年，考研调档案特别麻烦。正常的程式是当年你的学校把档案转移到你户籍所在的人才中心，具体手续各地方不一样。有的是原存放单位给你邮寄到新的存放单位，不用你经手；有的是原存放单位把档案封好交给你本人，让你自己存放到人才中心。 现在的主要问题在这里，档案里有几份档案转移档案，两份档案目录，一个介绍信类的档案。目录没问题，但介绍信上有档案接受单位的名字，你的应该就是**人才中心。如果你的新接受单位不在意也行，但是如果他们挑毛病，就可以不接受你的档案，因为抬头不是他们单位。 最正常的方法是，你把档案先交到你户籍所在地人才，再从那里调到你公司。现在你最好的方法是找找人，把档案放回你户籍所在地的人才中心。其实这真的是一件小事，有点内部关系就能搞定。或者你直接到人才中心，就说学校不给储存了，自己是刚从学校取回来的，该方法可行但稍有风险，因为人家可能不收，不过我研究生的同学就有这样搞成功的。 简洁一点的方法，如果你是公司自己有存档许可权，那就找人力资源说明情况，看看能不能直接交到公司，这也是违规，不过可以商量，记得私下聊，明白啥意思吧？如果你公司也是托管，一样找到负责托管联络的负责人，找到托管档案公司的相关负责人，去联络一下感情。 总体来说现在档案管理非常混乱，不是很严格，而且这东西在这个时代已经基本没什么大用了，所以你通过一些关系就可以轻松搞定的。

公司的文件管理方式如下：

1.档案的跟踪管理法

公文在运转使用中，为利于查询和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。

“日记实”，是对办公室档案在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查询、调阅档案时的得力工具。一般用档案跟踪单记录。

档案跟踪单呈卡片形式，每一型别的档案跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央档案、内刊，省委档案、内刊，省 *** 档案、内刊，市委档案、内刊，市 *** 档案、内刊分别放在各自的盒子里。档案收回后，跟踪单自行作废。

2.档案的定位管理法

把送阅、送办的档案取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是：

按档案长、宽制作适当厚度的档案盒(塑料盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有档名称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把档案橱分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依档案盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次．运转回来的档案，分层次按序人位。

3.档案的卡片管理法

在档案管理工作中，为了便于查询，档案可采取编制“档案卡片”形式管理。“档案卡片”是以卡片形式揭示本单位档案内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的档案资讯贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容资讯汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供和利用资讯。“档案卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。

【文件管理】文件管理指文件、电子表格、图形和影象扫描文件的储存、分类和检索。每个文字具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文件描述、建立日期、修改日期和使用的应用程式型别之类的资讯。

【管理特点】许可权管理--依据层次结构文件的管理人许可权体系。通过文件目录和文件种类管理人，使得文件的保密，许可权查阅等需求得到了满足。

【市场现状】对资讯和知识的获取和使用已经成为当今社会发展的基本动力，这也是资讯时代的显著特征之一。而文字和图形是资讯和知识的最主要载体，特别是利用计算机技术实现的资讯和知识的获取和利用，已经成为21世纪资讯化革命的主要特点和标志。

小公司的人事档案，无非是这个人进来应聘到某工作岗位的一些档案资料。可以将其个人资讯摘录，分为员工档案表、个人简历、求职人员登记表、应聘人员面试结果表、身份证影印件、学历证书影印件、劳动合同书、员工报道派遣单、员工转正审批表、员工职务变更审批表、员工工资变更审批表、员工续签合同审批表等。小公司的档案管理一般不设专职人员，由负责人力资源管理的工作人员 *** 管理。大公司的档案管理有专职的档案管理员、档案室，管理内容与小公司差不多。党政机关的人事档案由专人负责，并且档案管理员必须是 *** 正式党员。也有专用的档案室。副处级以上党政领导干部的档案还放在保险箱内。档案内容除了以上公司档案管理的内容之外，还有政审资料、升迁资料等详细记录。

公司档案管理办法及实施细则

会博通综合档案管理系统

档案数字化管理需要遵循一些原则分享给大家

1、基本原则

1.1  同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。

1.2  采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。

1.3  采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。

1.4  确保档案实体与数字化成果间的有机联系。

2、过程管理要求

2.1  制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。

2.2  档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

2.3  建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。

2.4  档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

3、数据挂接

3.1  档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。

3.2  认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张卖仿、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

4、数据验收

4.1  图像、音频、视频数据验收

以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。图像、音频、视频的转换完整性要求达到100%，图像偏斜度、清晰度、整洁度，音频、视频的清晰度等技术指标，要求抽检合格率达到95%以上（含95%）改指。合格率＝抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。

4.2  验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

4.3  验收登记

认真填写数字化验收登记表单。

5、数据备份

5.1  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

5.2  备份方式

为保证数据的安全，除将数据上传至集团公司档案管理系统服务器外，还应采用在线（磁盘）、离线（DVD刻录盘）相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

5.3  数据检验

检验内容包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

5.4  备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

5.5  备份登记

填写纸质档案数字化备核配配份管理登记表单。

6、数字化成果管理

6.1  应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

6.2  数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识（水印），并根据具体情况决定是否采用微软DRM保护的文件格式。

新企业档案管理中心，需要系统及规范性的制度及流程

　　档案管理制度
　　一、 总则
　　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
　　1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
　　2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子誉橡公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
　　二、归档范围
　　1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录陆禅像等）均属归档范围。
　　2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
　　3、公司股东早虚尘会、董事会、监事会形成的文件材料；
　　4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）
　　5、政府、项目批文、合同；
　　6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
　　7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
　　8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；
　　9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；
　　10、公司有效证照、证件、印章；
　　11、具有法律效力及保存价值的文件；
　　12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
　　13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
　　14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；
　　15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
　　三、立卷归档要求
　　1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
　　2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
　　3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
　　4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
　　（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
　　（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
　　（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
　　（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
　　（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
　　四、 档案保管期限
　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
　　2、确定集团档案保管期限的原则
　　（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
　　（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
　　（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
　　五、档案保密级别
　　1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。
　　2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
　　3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。
　　4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
　　六、档案的借阅
　　1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
　　3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
　　4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
　　5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
　　七、电脑档案的管理
　　1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
　　2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
　　八、档案的鉴定与销毁
　　1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
　　2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
　　3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
　　九、罚则
　　1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
　　2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
　　3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
　　4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
　　5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
　　6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。