项目文件是项目整个生命周期的详细记录，是项目成果的重要展示形式。项目文件既作为项目评价和验收的标准，也是档案整理服务公司验收项目交接、维护和后评价的重要原始凭证。因而，项目文件在项目验收工作中起着十分重要的作用。

　　在项目验收过程中，项目团队必须将整理好的、真实的项目资料交给项目验收方，项目验收方只有在对资料验收合格后，才能开始项目竣工验收工作。由此可见，项目资料验收是项目竣工验收的前提。

　　工程档案预验收申请不需提交完整的移交目录册和工程档案，但提交的移交目录须有概况表、案卷目录、卷内目录，工程档案须有基本组卷的工程准备阶段文件、监理文件、各分部的验收记录、建筑和结构竣工图各一卷、已产生的竣工验收文件。

　　档案整理服务公司验收工程档案申请时不强制要求提交建设工程档案专业验收报告。

　　工程档案预验收时填写的建设面积参照《建设工程规划许可证》，工程档案报送则参照《建设工程规程验收合格证》。但工程档案预验收和报送两个阶段的建筑物应匹配。

　　应在工程的哪个时间段办理建设工程档案预验收与报送为好？

　　档案的预验收最好在报规划验收前一个月就应该开始准备，应在工程土建分部完成，质检站也已经完成相关的质量检查后，在准备申请各个专业验收之前（相当于到了工程最后的阶段准备竣工验收之前）就应该申请档案预验收。在取得各个部门的专业验收报告后，办理竣工备案前就需要申请档案报送。

　　没有规划报建，只有违法建设处理的建设工程如何办理档案预验收？

　　档案预验收时，可按照档案的现状提供检查，有什么资料就提供什么资料。对于没有规划报建资料，只有违法建设处理资料的建设工程，可以不要求规划报建资料，只收集、整理违法建设处理和其它已有的资料前来办理。

　　历史建筑很多资料缺失，如何办档案预验收和验收？

　　建设单位在移交说明中写清楚缺失情况，我馆会根据实际情况进行处理。

　　哪些工程可办理免于预验收的复文？

　　对于以下三种工程，可办理免于预验收的手续，但仍需向我馆立案申请，我馆办理后以复文的形式告知。

　　⑴已移交工程档案的工程。

　　⑵局部改造或装饰装修工程，不涉及增加建筑规模、不改变建筑结构的工程。

　　⑶规模较小的工程，如独立建设的门卫室、围墙等。

　　⑷保密工程。

　　哪些工程不需办理档案预验收?

　　临时建设工程和私人住宅工程不需来我馆申请办理档案预验收。

　　加建电梯工程是否要办理档案预验收?

　　对于以单位名义申报的加建电梯工程需办理档案预验收，对于以私人名义（如业主委员会）申报的加建电梯工程不需办理档案预验收。

　　市政工程、管线工程应在什么阶段办理工程档案报送？

　　根据《城乡建设档案管理办法》第十三条的规定，市政、管线工程应在规划验收前申请工程档案预验收，结合市政、管线工程在规划验收时已竣工的特征，对该两类工程的工程档案在预验收时就一并接收档案。所以市政、管线工程在预验收时就要提交一套完整的、符合《建设工程档案编制规范》（DBJ 440100/T 153—2012）要求的移交目录册（一式两份，含电子目录）和工程档案。

　　申请档案利用，将需要的文件复制利用城市建设档案馆将在复制件上加盖章，当原件使用，相关部门是认可的。

　　施工资料归档组卷、档案验收与移交

　　01、工程施工文件编制与组卷

　　(1)质量要求:真实反映实际情况，文件材料完整、系统并使用原件。字迹清晰，签字、盖章手续完备。施工文件以卷册为单位。声像资料应清晰。

　　(2)载体形式:纸张、光盘、微缩胶片。

　　(3)组卷要求:

　　1)组卷基本原则，遵循文件材料形成规律，保持文件材料的系统联系，便于档案管理利用。按单位工程组卷，文件和竣工图分册组卷。卷内文件顺序一般为封面、卷内目录、文件材料、备考表和封底。卷内不应有重复文件。

　　2)组卷质量要求，保证过程文件、竣工验收文件、竣工图等齐全、完整、符合规范要求。竣工图面整洁、线条清晰、字迹清楚。

　　3)组卷具体要求，按《建设工程文件归档内容及顺序表》要求，内容包括:工程准备阶段文件、工程监理文件、工程施工文件等。

　　施工文件组卷应按专业、系统划分，每一专业、系统按《建设工程文件归档内容及顺序表》建筑安装顺序排列，其类别分为:工程管理文件、工程技术文件、工程测量文件、工程试验检验文件、工程物质文件、施工(过程记录)质量验收文件、工程竣工验收文件。

　　竣工图组卷应按专业进行组卷。可分为:工艺平面布置、建筑、结构、给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风空调、电梯、室外工程等竣工图组卷。每个专业根据图纸数量多少组成一卷或多卷。

　　4)案卷页码编写:案卷封面、卷内目录、备考表不编页号。

　　以案卷为单位，按卷内排列顺序从阿拉伯数字001开始，打号机依次打号。单面右下角，双面正面右下角，背面左下角。折叠后的图纸一律在右下角打号。成套图纸或原文件自动成一卷的原目录可代替卷内目录，可不用重新打码。

　　(4)案卷规格与装订:案卷规格:卷内文件、封面、备考表统一采用A4幅面(297mmX 210mm)，小于A4的幅面的文件用A4白纸衬托。

　　案卷装具:一般用卷盒和卷夹两种形式，卷盒尺寸:310mm高X 20mm宽，厚度20/30/40/50mm。卷夹用无酸纸制作，棉线左侧三孔装订，棉线装订结打在背面，装订线距左侧20mm,上下两孔距中心孔距80mm。装订时须将封面、卷内目录、备考表、封底与案卷一起装订。

　　图样文件的折叠方法采用国家标准《技术图纸复制图的折叠方法》，折叠后的图纸标题栏均应露在外面。

　　02、工程档案验收与移交

　　(1)档案验收:

　　工程竣工验收前15日，建设单位向档案管理机构提出档案预验收申请。预验收前，监理单位和施工单位档案管理人员应对本单位形成的工程施工文件按照有关规定自检，合格后交建设方汇总、审核，由建设方向档案管理机构提出预验收申请。

　　工程档案预验收条件:

　　a、施工合同及图纸约定内容已完成，

　　b、施工过程文件收集齐全，

　　c、竣工图编制工作已完成，

　　d、已开始各单项验收。

　　预验收完成后，施工方完善整改提出的档案问题，补报工程验收中形成的验收签证文件，建设方提出正式验收申请。

　　竣工验收备案后，档案管理机构对工程竣工档案进行正式验收，合格后出具建设工程竣工档案验收认可文件。其样式见:《建设工程竣工档案验收意见书》

　　(2)验收内容及要求:

　　建筑工程档案应齐全、系统、完整，能反应工程施工的全过程和结果。内容应真实、准确地反映工程建设活动和实际状况。档案立卷符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)及本规范的规定。竣工图符合专业技术及本规范规定。

　　文件的来源和形成符合实际，要求单位和个人签字盖章的文件，其签章手续完备。文件的材质、面幅、书写、绘图、用墨、托裱等符合有关规定和要求。

　　(3)工程档案移交

　　凡列入(城建)档案馆(室)接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后三个月内，必须向(城建)档案馆(室)移交一套符合规定的档案。以卷为单位移交接收。建设单位向档案馆移交工程档案时应办理移交手续，填写《建设工程档案移交清单》移交目录，双方签字并盖章后交接。

　　03、工程资料编制要求

　　一、工程资料编制要求

　　工程资料:是工程建设各个阶段中形成的各种有价值、可追溯、可利用

　　不同形式的信息记录。必须保证真实性、准确性、可靠性。

　　1、建设工程档案由建设单位负责收集，并从建设工程立项起，对勘察、设计、施工和监理单位提出编制、报送建设工程档案的要求，做到建设工程档案的收集、编制与工程建设进度同步，保证建设工程档案材料的完整、准确、系统与安全。

　　2、勘察、设计、施工和监理单位应按照建设单位的要求，认真收集、整理建设项目各个环节的档案材料，并在工程项目竣工时分别向建设单位提供完整、准确的建设工程竣工档案材料。

　　3、工程资料应保存原件，因各种原因不能保存原件的，如土地证、规划证等政府有关批文，应在复印件上加盖原件存放单位的公章，注明原件存放处，经办人签字并注明日期。

　　4、项目本身形成的资料必须是原件。但对外来的产品质量合格证、检测报告等复印材料应保留所有内容，并在复印件上加盖存放单位公章并经办人签字，注明日期、存放单位。

　　5、计算机形成的工程资料应采用内容打印、手工签字方式。必须本人签字，不得代签。了应保证字迹清晰，签字、盖章齐全。

　　04、组卷基本原则

　　1、组卷应遵循过程文件自然形成的规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

　　2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

　　3、工程文件可按建设程序划分为3部分:即基建文件、监理文件、施工文件。

　　(1)工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成的单位等组卷。

　　(2)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

　　(3)施工文件，湖北省规定施工文件包含施工过程文件、工程竣工验收文件和竣工图。可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

　　4、组卷过程宜遵循下列要求:案卷不宜过厚，规定不超过15mm案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

　　项目验收合格后，接收方应将项目成果及项目文件一同接收，并将其妥善保管，以备查阅和参考。

　　一、项目资料验收的范围与内容

　　项目的不同阶段，形成文件的范围与内容也不同。

　　1、项目概念阶段应验收、移交、归档的资料主要为：

　　a项目机会研究报告及相关附件。

　　b项目初步可行性研究报告及相关附件。

　　c项目详细可行性研究报告及相关附件。

　　d项目方案及论证报告。

　　e项目评估与决策报告。

　　2、项目规划阶段应验收、移交、归档的文件主要为：

　　a项目背景概况。

　　b项目目标文件。

　　c项目范围规划说明书（包括：项目成果简要描述、可交付成果清单）。

　　d项目范围管理计划。

　　e项目工作结构分解图。

　　f项目计划资料（包括：完整的项目进度计划、质量计划、费用计划和资源

　　计划）。

　　3、项目实施阶段应验收、移交、归档的文件主要为：

　　a全部项目的采购计划及工程说明。

　　b全部项目采购合同的招标书和投标书（含未中标的标书）。

　　c全部合格供应商资料。

　　d完整的合同文件。

　　e全部合同变更文件、现场签证和设计变更等。

　　f项目实施计划、项目安全计划等。

　　g完整的项目进度报告。

　　h项目质量记录、会议记录、备忘录、各类通知等。

　　i进度、质量、费用、安全、范围等变更控制申请及签证。

　　j现场环境报告。

　　k质量事故、安全事故调查资料和处理报告等。

　　l第三方所做的各类试验、检验证明、报告等。

　　4、项目收尾阶段应验收、移交、归档的文件主要包括：

　　a项目竣工图。

　　b项目竣工报告。

　　c项目质量验收报告。

　　d项目后评价资料。

　　e项目审计报告。

　　f项目交接报告。

　　项目文件验收的依据主要为：合同中有关资料的条款要求；国家关于项目资料档案的法规、政策性规定和要求；国际惯例等。

　　二、项目文件验收的程序

　　项目团队依据项目进行的不同时期，按合同条款有关资料验收的范围及清单，准备完整的项目文件。文件准备完毕后，由项目经理组织项目团队进行自检和预验收。合格后将文件装订成册，按文档管理方式妥善保管，并送交项目验收方进行验收。

　　项目验收班子在收到项目团队送交的验收申请报告和所有相关的项目文件后，应组织人员按合同资料清单或档案法规的要求，对项目文件进行验收、清点。对验收合格的项目文件立卷、归档；对验收不合格或有缺损的文件，要通知项目团队采取措施进行修改或补充。只有项目文件验收完全合格后，才能进行项目的整体验收。

　　当所有的项目文件全部验收合格时，项目团队与项目接收方对项目文件验收报告进行确认和签证，形成项目文件验收结果。

　　（3）项目文件验收的结果

　　项目文件验收结果一般包括：项目文件档案和项目文件验收报告。

　　项目文件档案，既是项目文件的卷宗，也是项目文件的结果。一套完整的项目文件档案，就是一个项目的历史。

　　项目文件验收报告，表明了对项目文件质量的客观评价，也构成了项目验收的主要内容。对于某些咨询类、策划类的项目，项目文件验收就是项目的成果验收，因而合格的项目文件验收结果非常重要。